【圖解】WORD文件轉成POWERPOINT簡報的兩種方法【超實用】

大家好,我之前有一部影片講到如何將 Word 的檔案轉換成 PowerPoint, 然後得到很多迴響,謝謝大家的支持。 但是大家有提出兩個很重要的問題, 我想今天再錄一支新的影片 來給大家解決這兩個問題。 這兩個問題第一個就是很多網友說我們可不可以 用圖解講清楚一點, 我們才知道說我們怎麼樣用 PowerPoint 來 讀取 Word 的檔案變成 PowerPoint 的檔案。 所以我今天要把這個部分把它講清楚並且做一個比較詳細的圖解的方式給大家說明。 第二個問題也是很多人問的, 大家都說 我們要把 Word 轉成 PowerPoint 除了使用大綱層級以外難道沒有別的辦法嗎? 這個問題問得非常好,因為並不是每一個人都會用大綱層級。 而且有時候你文件可能只有兩頁,兩三頁的時候你要去設一個大綱層級好像有點麻煩。 所以這個時候其實是有另外一個方法。 所以我們今天就來跟大家講解這兩個問題。 我們之前有講過, 你要把 Word 轉換到 PowerPoint 裡面, Word 一定要設定大綱層級, 那 PowerPoint 纔有辦法知道說 你哪些文字要放在標題,哪些文字要放在 PowerPoint 下方的那一塊文字欄裡面。 那這個大綱層級設定就變得很重要,所以你 Word 文件如果要轉到PowerPoint 的時候一定要設大綱層級。 而且不可以是本文層級。 這個非常重要。 所以說你在 Word 設大綱層級的時候, 要嘛層級一,要嘛層級二,層級三,層級四,一直到層級九。 但是就是不能是本文。 就是不能是整本文。 所以這個要特別注意。 轉換成 PowerPoint 的時候, Word 文字會放在 PowerPoint 那個標題跟內文之中。 就是我們簡報上面,上面這一塊就是標題,對不對? 然後下面這一塊呢,就是 PowerPoint 的內文。 那你要讓 PowerPoint 知道說,這些字你從 Word 讀過來之後呢, 我要放在上面還是要放在下面? 所以這個時候你要靠什麼方法?就要靠大綱層級。 所以這個時候我們來看看。 它就會依照大綱層級的層級, 把你轉換到簡報的適當的位置。 譬如說層級一它就會放在標題這個地方, 放在 PowerPoint 的標題這個地方。 那其他的層級呢? 二、三、四、五、六、七、八、九。 Word 層級一共有九層,它就會放在下面這個地方。 所以這個時候你 Word 文件重點就是, 你要讀進來 PowerPoint 這個 Word 文件, 你不能有內文層級,這是第一個。 第二個就是你要依照你要安排的位置, 設定不同的大綱層級。 就是說你整個文件你要去設好, 哪些地方轉過來要放在標題, 哪些要放在下面,你都要設好。 那設好之後,你就用 PowerPoint 去讀取這個檔案。 讀過來之後,它的層級一就會在標題。 重點就是,層級一如果在標題的時候,它就會換頁。 換一頁新的簡報。 那層級二、層級三、層級四、層級五呢? 它就會自動幫你安排在下面這個地方。 而且重點就是會依照層級會幫你做縮排。 你看這個是不是層級二? 這第一層,層級三它就縮排,它會自動幫你縮排。 所以你就非常方便,它就縮排好。 所以說這個時候如果你有很多頁的時候怎麼辦? 你在做的時候, 你就可以一頁就是一個新的層級一。 譬如說你要三頁,那你就要三個層級一。 那裡面的內容就隨便你安排。 那這個時候你看, 它是不是就變成這個樣子。 然後它就自動會幫你轉到這個地方。 轉成簡報之後,你看它變成三頁啊。 我們三個層級一,它就是三頁。 所以這個時候你只要把 Word 那邊的層級設好, 那一轉過來就一定沒有問題。 所以我們接下來要試試看。 好,這個 Word 文件, 我大概的簡單做一下。 我並沒有做很多複雜的內容。 我們只有章跟節,節下面有小點。 為了讓它不要太複雜,所以我內容不會太多。 那這個文件我們做好之後, 其實我們在預設的時候它就是本文層級。 所以這個時候你會發現轉過去會很糟糕。 這個時候如果你單純轉過來會發生什麼情況? 它變成很多頁,這一個就是一頁。 我們來轉一次給大家看。 好,如果你要把 Word 轉過來的時候, PowerPoint 要怎麼做呢? 你要用開啟舊檔的方式來做。 找到這個檔案。 但是你要注意哦,很多人就說, 老師,我怎麼都找不到 Word 檔? 你在檔案類型這邊,你要選擇所有大綱。 一定要選擇所有大綱。 那我們把它開啟以後, 你就會看到一個很悲慘的結果。 你看,是不是每一段都是一個? 因為我們現在是本文層級。 所以它每一個都會是一張獨立的投影片啊。 那這個可能不是我們要的吧? 所以我們就要去設大綱層級。 好,那這個時候其實也不會太難設。 你現在要選擇什麼? 檢視這邊有一個叫做大綱模式。 它就全部都出來了。 那這個字會有一點小。 我建議你通通把它選起來。 通通把它換成層級幾好? 我建議你可以先換成層級2。 為什麼換成層級2? 因為大部分都是層級2。 那你遇到層級1的地方, 這種第一章這種標題, 你再把它上升一下就好。 你再把它上升。 好,第三章我們也把它上升。 然後接下來你就有這種小點。 點你再把它下降。 就是層級3小點。 好像也不是很多。 這個太多它還是會排不下去。 把它轉換一下。 層級3。 好,我們就可以關閉大綱模式。 那你在這邊如果看到它很凌亂, 你不要理會它。 來,趕快把它存檔。 那存檔之後你一定要關閉。 這個檔案一定要關起來。 要不然PowerPoint在打開的時候, 它會跟你講說這個檔案被鎖定。 它就轉不了。 好,我們回到PowerPoint這邊。 我們用開啟舊檔的方式。 不要忘記哦。 檔案類型要選擇所有大綱。 我們來開這個檔案。 它是不是一頁對一頁。 那這個時候你只要做一件事情就可以了。 你就按設計這個選單。 把這個背景換一換。 簡報就完成了。 所以說這個時候如果你有很多簡報要做的時候, 你可以在WORD裡面先把它打一打。 然後你再把它轉過來。 那不就OK了嗎? 這樣是最省事的方法。 那你說那除了這個方法還有別的方法嗎? 當然有。 所以我們接下來要介紹另外一種方法。 如果你覺得說大綱層級對你來說很麻煩, 那沒關係。 其實如果你都是本文層級是OK的。 我們剛剛有試過, 但是你是本文層級的時候, 它就全部都跑到標題的地方去啊。 你有幾行就會變成幾頁。 那這樣可能不是我們要的結果。 可是這個時候有一個很有趣的方法。 你可以這樣做。 你用本文層級就可以了。 我們這樣一張到這個地方。 從第一張到這個地方。 要做一頁簡報。 所以你這個第一張這個地方你不要動它。 你把後面的縮排。 使用這個縮排功能。 段落格式裡面的縮排功能。 好,像這個點的話, 你就繼續給它縮排。 點在截的下面。 你就把它縮排。 你就很單純的用這個縮排功能。 我們把後面的也縮排一下。 那你如果有幾點你就縮幾點。 譬如說點下面還有小點啊。 還有什麼注意啊。 還有什麼奇奇怪怪的。 你就直接把它縮排。 使用這個縮排功能。 我們把它縮排一下。 縮排。 這樣應該是比較快一點。 而且你很明顯就可以看到說。 我哪一個會縮進去。 縮完了以後我們一樣把它存檔。 好,我們回到PowerPoint。 我們用剛剛那個也是用剛剛的方式。 用開啟舊檔的方式。 來開啟。 剛剛我們做的這個。 獲得檔。 記住要所有大綱。 我把它開起來。 它是不是跟剛剛就一樣。 也是一頁對一頁。 一頁對一頁。 那後面會怎麼會有一頁空白。 就是因為我們剛剛最後一行。 呃是空白的。 是本文格式是空白。 那這樣是不是感覺也比較快。 那你一樣可以透過這個設計的這個方式。 來做。 那你是不是就可以。 愛怎麼做你就怎麼做對不對。 那它這個的方法也很簡單。 我們也跟大家說明一下。 這種方法相對大綱層級的模式。 我想使用者應該會更容易接受。 而且當你需要的。 不是很長的Word文件轉換的時候。 那這個方法是一個好方法。 那我們剛纔有在跟大家試過。 就是本文層級的時候會發生怎麼樣。 你看如果本文層級它本文就會。 它這個層級的東西它就會放在標記。 那你如果有很多個本文層級的時候。 你就很頭痛了。 像我們剛剛是不是試給大家看。 很多這種本文層級的時候。 它會變成很多。 要轉出來就會變成很多頁啊。 那內容都沒有對不對。 你看下面這個文字都是。 空的。 那這樣就沒有什麼意思對不對。 所以這個時候怎麼辦。 你就可以試試看這個方法。 這是我們剛剛給大家示範的這個方法。 我們可以全部都是本文層級沒有關係。 無所謂。 那你直接使用段落格式的縮排功能。 你就解決問題。 你看有這麼多個本文。 那我們就這麼多個本文嘛對不對。 好。 把這個縮排功能。 一段一段把它套上去。 它縮排就縮排好。 那接下來。 你就可以直接把。 PowerPoint打開。 去開啟這個Word檔。 它會怎麼樣。 它就會依照你縮排的這個位置。 幫你變成PowerPoint。 那你這樣就不需要大綱層級了。 只要使用縮排你一樣會成功的。 所以這個方法。 也許對某些人來說可能會比較方便。 或者是說你東西不是很多頁啊。 那我就直接用這樣做。 其實大綱層級哦。 比較適合的就是說你的PowerPoint非常多頁。 那你在做的時候。 Word的文件在做的時候。 你就設在樣式上面直接套用會最快。 這這樣是一個比較方便的方法。 因為你如果設在樣式上面的時候。 你是可以設定快速鍵。 你會節省很多時間。 所以這兩個方法都推薦給大家。 看看大家適合用哪一個。 那你就用哪一個。