Tự Động Hóa TẠO MỚI Slide Thuyết Trình (step by step) | Generate Slides With AI | Làm Bạn Với AI EP4

Có thật, chỉ cần 1 ý tưởng và 15 phút để tạo slide thuyết trình sáng tạo, cấu trúc, thu hút người nghe. Nghe có vẻ khó tin đúng không? Đây là điều bạn sẽ làm được sau video hôm nay. Chào mừng bạn đến với chuỗi video Làm bạn với AI tập thứ 4 mang tên Tự động hóa việc tạo slide thuyết trình theo hướng dẫn từng bước. Sau video này, bạn sẽ học được Cách cấu trúc bài thuyết trình theo cách mà các công ty tư vấn lớn như McKinsey hay BCG thường làm Nguyên trình tự động hóa việc tạo slide thuyết trình Tất cả sẽ được mô tả một cách rất cụ thể và dễ dàng để các bạn đều có thể làm theo. Trước khi bắt đầu, Linh muốn chia sẻ lý do Linh chọn nguyên trình tạo slide thuyết trình để tự động hóa. Theo báo cáo The Ultimate Global Office Suite Study của Nielsen và công ty Empower Một nhân viên sẽ dành trung bình 7 giờ mỗi tuần để thiết kế slides Trong đó, 37% thời gian sẽ dành cho việc chỉnh sửa định dạng của các slides Nghĩa là chúng ta dành hơn 1 phần 3 thời gian chỉ để làm những việc thủ công như điều chỉnh font chữ, chọn màu sắc, căng lề Khi làm ở ngành hàng độc tư, Linh nhớ là mình đã dành 50% thời gian để sử dụng Excel Các bạn sẽ nghĩ đây nên là việc chiếm nhiều thời gian nhất của Linh đúng không? Vì Linh làm về tài chính Nhưng thực tế là Linh đã dành ít nhất 50% thời gian của mình Có khi nhiều hơn để làm slides Bởi vì bất kể bạn làm gì Mục tiêu cuối cùng là thuyết phục khách hàng hoặc người quản lý chấp nhận giải pháp mà chúng ta đang đề xuất Một bài thức trình thuyết phục là rất quan trọng nha các bạn Khi nhắc đến việc chỉnh sửa slides, không có nội dung nào mới được tạo ra, không có điều gì được sáng tạo thêm Ở tập 2, khi chúng ta bàn về cách để xác định một nhiệm vụ có cần được tự động hóa hay không Việc chỉnh sửa slides đã thỏa mãn 2 tiêu chí Nhiệm vụ đã được lập đi, lập lại Và nhiệm vụ này cũng dễ mất lỗi Đây chính là lúc bạn cần nghĩ đến việc tự động hóa Để có một slide thuyết trình tốt, cần có 2 điều Một là nội dung thú vị, được cấu trúc tốt Hai là một thiết kế rõ ràng và đẹp mắt Chúng ta sẽ giải quyết từng phần Phần đầu tiên là nội dung Tới đây các bạn sẽ nghĩ ngay đến ChargePT hay Gemini đúng không? Nhưng để dùng tốt các công cụ trên, bạn cần có một tư duy tốt để tạo câu lĩnh đúng cho ChargePT Đó là điều mà Linh sẽ chia sẻ tiếp theo Khi xây dựng một bài thuyết trình, mục tiêu của chúng ta là Nói với khán giả điều mình muốn nói Theo cách mà khán giả thấy dễ hiểu và hứng thương nhất Điều này là không dễ nha các bạn Bởi vì theo tiến sĩ John Medina viết trong cuốn Luật trí não Bạn chỉ có vài giây để thu hút sự chú ý của khán giả Và chỉ có 10 phút để giữ được sự chú ý đó Vì vậy, bạn cần đảm bảo là bài thuyết trình của mình có cấu trúc rõ ràng Và sử dụng các ví dụ dễ hiểu để thu hút người nghe Hai công cụ mà các công ty tư vấn hàng đầu như McKinsey hay BCG Thường sử dụng để truyền tải lượng lớn thông tin đến khán giả Một cách thú vị là nguyên lý kim tự tháp và phương pháp SCQA Với nguyên lý kim tự tháp, bạn sẽ bắt đầu với ý tưởng chính Sau đó phát triển các chi tiết và dữ liệu để hỗ trợ cho ý tưởng đó Mỗi thông tin trong kim tự tháp đều bổ sung thông tin cho cấp độ trên nó Cách trình bày này hiệu quả vì giúp khán giả biết chính xác thông điệp mà bạn muốn trình bày Và cả những lớp lý lẽ chắc chắn mà bạn đưa ra để củng cố thông điệp ban đầu Nhưng điều bạn muốn nói có chắc chắn là điều khán giả muốn nghe không? Đó là lý do ở phần đầu bài thuyết trình bạn cần kéo khán giả vào nghe điều bạn chia sẻ Bạn cần tạo ra một câu chuyện hấp dẫn xung quanh thông điệp của mình Phương pháp SCQA sẽ giúp bạn làm được điều này SCQA là viết tắc của Situation, Tình huống, Complication, Mâu thuẫn, Question câu hỏi và Answer câu trả lời Đầu tiên, hãy đưa khán giả vào một bối cảnh quen thuộc để mở đầu cho phần trình bày Bước thứ hai, bạn sẽ thu hút sự quan tâm của khán giả bằng cách đưa ra một thách thức cần giải quyết Phần này thường bắt đầu bằng chữ Nhưng hay Tuy nhiên Sau đó, bạn tiếp tục đưa ra câu hỏi hướng dẫn suy nghĩ của người nghe về những gì cuộc thảo luận sắp tới sẽ giải quyết Và phần còn lại của bài thước trình sẽ là câu trả lời cho câu hỏi vừa nêu được trình bày theo lý thuyết Kim Đường Tháp Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách kể chuyện khi thước trình Các bạn hãy xem video sau của Analyst Academy nha Rất thú vị và dễ hiểu Ok, bây giờ chúng ta đã biết về tư duy để cấu trúc một bài thước trình tốt của các công ty tư vấn lớn trên toàn thế giới Bây giờ là lúc bạn ra lệnh cho JGPT tạo nội dung theo yêu cầu của bạn Một lưu ý là không có câu lệnh hay công thức nào hoàn toàn đúng với yêu cầu của tất cả chúng ta Để có được câu lệnh mà Linh sẽ chia sẻ hôm nay Linh cũng đã xem khá nhiều bài blog, video youtube và tự điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng của mình Câu lệnh mà Linh chia sẻ dưới đây chỉ là một cái khung để các bạn tham khảo Linh đề xuất là các bạn nên dùng thử và thay đổi theo nhu cầu của mình nha Linh sẽ chia câu lệnh này thành 6 phần như các bạn có thể thấy Câu lệnh này sẽ cho JGPT biết tổng quan về người trình bày, yêu cầu cụ thể về chủ đề, mục tiêu, cấu trúc bài thước trình, số lượng trang trình bày càng có và cấu trúc cho từng trang Bây giờ Linh sẽ sử dụng câu lệnh trên với chủ đề bài thước trình là 3 kỹ năng quan trọng nhất trong thời đại AI trong 6 slides, bao gồm cả slide tiêu đề Mục tiêu là thuyết phục các doanh nghiệp có dưới 200 nhân viên phân bổ ngân sách cho việc đào tạo kỹ năng làm việc với AI cho nhân viên của mình Các bạn có thể thấy kết quả ở đây Bạn cũng có thể yêu cầu JGPT bổ sung nội dung cho từng mục nhỏ, thêm số liệu, thay đổi thông tin hoặc thảm chí là viết kịch bản cho phần trình bày của mình Trong video này chúng ta sẽ dừng ở phần dàn ý chi tiết trước Linh sẽ không phân tích quá sâu về câu trả lời của JGPT bởi vì chúng ta đang hướng đến cách làm Nhưng hãy cùng nhìn nhanh qua nhé Rất thú vị, chỉ vài chục giây cho một dàn bài cơ cấu cũng khá tốt Dàn bài được chia thành 5 slides với 4 slides đầu trình bày theo phương pháp SCQA, slide cuối cùng là phần kết luận và kêu gọi hành động Khi nhìn dàn bài này, Linh tự hỏi mình có thể tạo ra một dàn bài tốt hơn không? Có thể, nhưng cũng sẽ cần nhiều thời gian hơn Có thể là bài giờ, thậm chí là bài ngày để nghiên cứu nếu Linh đang thực hiện cùng lúc nhiều dự án khác Trước khi chúng ta đi tiếp, nếu bạn thấy những thông tin mà Linh chia sẻ hữu ích, hãy đăng ký kênh để ủng hộ Linh nhé Thực toán của Youtube sẽ hiển thị video này tới nhiều người hơn khi bạn nhấn like và gửi bình luận Lời cầu vũ và góp ý của các bạn cũng là động lực để Linh và đội ngũ chia sẻ thêm nhiều thông tin hữu ích khác Như các bạn thấy, JGPT đã giúp chúng ta tiết kiệm khá nhiều thời gian trong phần xây dựng nội dung Tiếp theo, chúng ta sẽ đến với phần thiết kế slides Đây là phần Linh cực kỳ thích và hào hứng muốn chia sẻ cùng các bạn Đây là sức mạnh và phép màu của công nghệ Linh sẽ chia việc thiết kế slides tự động này thành 2 phần Một là tự động chuyển văn bản thành slides và hai là thiết kế tự động Linh sẽ chỉ cho các bạn từng bước tự động chuyển văn bản thành slides trên cả Google Slides và PowerPoint Công cụ nào quen thuộc với bạn hơn thì cứ làm nha Hoặc bạn có thể học cả 2 Có rất nhiều cách làm, nhưng Linh lựa chọn 2 cách dễ dàng và hoàn toàn miễn phí để chia sẻ với các bạn Nếu bạn dùng Google Slides, chúng ta sẽ cần có 1 đoạn mã, 2 đoạn code để dán vào Apps Script trên Google Slides Mục tiêu của đoạn mã này là yêu cầu Google Slides phân phối nội dung dạng ý có sẵn vào từng slides Thông tin thêm cho các bạn, thì Google Apps Script là một ngôn ngữ lập trình đơn giản được Google phát triển để người dùng có thể tạo ra các ứng dụng và kịch bản tùy chỉnh cho các sản phẩm và dịch vụ của Google như Google Sheets, Google Docs, Google Slides, Google Mail và nhiều dịch vụ khác Nó có khả năng tự động hóa các tác vụ thông qua 1 đoạn mã tạo sẵn và được cài đặt vào Linh muốn nhấn mạnh 1 điều nha, Linh là 1 người kinh doanh, Linh chưa từng học lập trình trước đây Dù vậy, sau khi xem các hướng dẫn làm việc với GPT, Linh đã có thể tạo các slides tự động 1 cách dễ dàng Chắc chắn bạn cũng sẽ làm được, Linh sẽ hướng dẫn từng bước để các bạn làm theo nha Đầu tiên, trong luồng trò chuyện với chat GPT mà bạn vừa sử dụng để tạo dạng ý cho bài thước trình của mình Hãy nhập câu lệnh sau Đây là câu lệnh Linh học được từ 1 bản Content Creator người nước ngoài Linh sẽ dán câu lệnh này ở phần mô tả của video để các bạn tham khảo Nhìn chung, câu lệnh này yêu cầu chat GPT viết 1 đoạn mã mà bạn chỉ cần nhấp vào 1 nút trong Google Slides Thì toàn bộ nội dung được tạo trước sẽ được phân phối vào từng slide theo 1 cấu trúc cho trước Nghĩa là sẽ có tiêu đề slide, các ý chính và phụ đề bổ sung cho slide đó Và đây là kết quả đoạn mã mà chat GPT đã viết cho Linh Các bạn nhấp vào Copy Code để sao chép đoạn mã này và làm theo hướng dẫn của chat GPT Tiếp theo, hãy mở ứng dụng Google Slides Ở tab Extensions, nhấp chọn Apps Script Trong giao diện của Apps Script, hãy chọn và xóa đoạn mã mặc định Sau đó, nhấn Ctrl V để dán vào đó đoạn mã mà chat GPT vừa tạo cho bạn Sau đó, bạn đổi tên file, lưu lại thay đổi và nhấn vào Run để khởi chạy mã Khi thấy màn hình xuất hiện 2 dòng thông báo màu vàng như thế này, nghĩa là bạn đã hoàn thành bước cài đặt mã Lưu ý, trong lần đầu tiên bạn thao tác với Apps Script, ứng dụng sẽ yêu cầu quyền truy cập vào dữ liệu của bạn Lúc này bạn cần cấp quyền truy cập cho ứng dụng để có thể thực hiện các bước tiếp theo Nhấp chọn Preview Permissions, chọn tài khoản Gmail sẽ dùng để thao tác Và cuối cùng click chọn Allow, nghĩa là cho phép Cuối cùng, bạn sẽ quay trở lại giao diện Google Slides ban đầu Lúc này bạn sẽ thấy xuất hiện 1 tab mới là Custom Menu Hãy nhấp vào lệnh Generate Presentation Như các bạn có thể thấy, toàn bộ nội dung dạng ý bạn vừa tạo ra trên ChatsVT đã được phân bổ vào từng slide theo cấu trúc và thứ tự bạn mong muốn Bạn không cần phải mắc nhiều thời gian để chia nội dung một cách thủ công vào từng slide như trước đây Đặc biệt là khi bạn phải làm việc với hàng chục hay hàng trăm slide như Linh Lưu ý, trong một số trường hợp, sau khi nhấp chọn Generate Presentation, hệ thống có thể báo lỗi như thế này Các bạn chỉ cần copy tên lỗi mà ứng dụng thông báo Sau đó, quay trở lại ChatsVT để yêu cầu điều chỉnh đoạn mã với câu lệnh như sau ChatsVT sẽ viết lại cho bạn một đoạn mã khác Và bạn chỉ cần sao chếp đoạn mã mới vào Google Apps Script thay thế cho đoạn mã ban đầu Rồi bạn khởi chạy lại Sau đó, bạn quay lại Google Slides và nhấp chọn Generate Presentation trong Custom Menu Vấn đề đã được giải quyết Tuy nhiên, với Google Slides, bạn vẫn cần lên mạng tìm kiếm team miễn phí theo chủ đề tổng quát như sáng tạo hoặc hình hay công nghệ Tải về và cài đặt các mẫu slide được thiết kế sẵn này Và điều chỉnh hình nền, bố cục, màu sắc, font chữ hay hiệu ứng một cách thủ công Và phần việc mà Linh cảm thấy tốn thời gian nhất, cực kỳ mất thời gian mà bạn vẫn buộc phải làm là cắt dán từng đoạn chữ từ bố cục cũ sang bố cục mới như thế này Trong khi đó, các bạn có thể thấy PowerPoint đã có một tính năng mới có thể tự động gợi ý cho bạn một slide đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh Các bạn hãy theo dõi đến cuối video để nghe Linh hướng dẫn cách sử dụng tính năng tự động này nha Cách này tiết kiệm cho team Linh ít nhất 50% thời gian khi làm slides Các bạn sẽ muốn biết về nó Tiếp theo, Linh sẽ chỉ cho bạn cách tự động chuyển văn bản thành slide và thiết kế tự động trên PowerPoint Quy trình này sẽ gồm 3 phần Định dạng nội dung theo mẫu Chuyển văn bản thành slide Và thiết kế tự động Đầu tiên, các bạn sẽ mở văn bản Word trống và sao chép dặn ý vừa tạo vào Word Lúc này, bạn cần đọc lại toàn bộ nội dung và chỉnh sửa theo quan điểm và mức độ hiệu biết của mình Cuối ngày, người thuyết trình là bạn Đừng chỉ nói những gì ChachiPT đưa cho bạn Hãy nói theo cách thể hiện được cá tính và đam mê của mình Để chuyển đổi tài liệu Word sang PowerPoint Bạn cần định dạng văn bản theo các thẻ heading như H1, H2, H3 H1 là ngầm hiểu cho tiêu đề slide H2 là cho các ý chính trong slide H3 là các ý phụ bổ sung cho nội dung H2 Dòng đầu tiên là tiêu đề slide Linh muốn viết khoa toàn bộ chữ Linh sẽ chọn uppercase Bây giờ, Linh sẽ nhấn phím Ctrl và chọn các tiêu đề slide Sau đó, gắn thẻ H1 cho các tiêu đề này Tương tự, Linh sẽ chọn các nội dung H2, H3 Đây là dạng ý đã được định dạng theo các thẻ tiêu đề heading Rất cấu trúc đúng không các bạn? Linh rất thích những bài viết có cấu trúc tốt Bởi vì khi có một cấu trúc rõ ràng, bạn sẽ rất dễ nhớ, dễ học thuộc Và quan trọng là khán giả của bạn cũng sẽ rất dễ theo dõi Cuối cùng, Linh sẽ xóa bớt những nội dung không cần xuất hiện trên slide như các từ tiêu đề, các mục nội dung không cần thiết Vì sao Linh không xóa những phần này nghĩ từ đâu? Vì Linh cần các thông tin này để giúp việc đánh dấu thẻ tiêu đề heading dễ dàng hơn Bây giờ, Linh sẽ lưu lại dạng ý này dưới dạng Rich Text Format hay đuôi RTF Các bạn lưu ý phần này nha, đây là việc cực kỳ quan trọng Bởi vì nếu bạn để định dạng .x của Word thì sẽ không làm được bước tiếp theo Sau khi lưu, hãy đóng forward lại Vậy là chúng ta đã xong bước đầu tiên, định dạng nội dung theo mẫu Bây giờ, Linh sẽ thực hiện bước 2, chuyển vân bản thành slide Nếu bạn đã làm đúng bước 1 thì bước 2 này khá dễ dàng, chỉ một thao tác thôi Sau khi mở một file PowerPoint trống lên, Linh sẽ chọn tạo slide mới rồi chọn tạo slide từ outline hay dạng ý Các bạn có thấy sự khác biệt giữa file đuôi RTF và .x không? Bạn không thấy nào nhấp chọn file .x được Linh sẽ chọn file dạng ý vừa tạo lúc nãy PowerPoint sẽ cần vài giây để chuyển vân bản thành slide Vậy là đã xong bước 2, chúng ta đã có nội dung cho từng slide Bây giờ thì bạn muốn các slide của mình nhìn hấp dẫn hơn đúng không? Các bạn có thể nghĩ đến việc cài đặt các template mẫu rồi chỉnh sửa từng chút mẫu Tuy nhiên, chúng ta ở đây không phải để ngồi chỉnh slide thủ công Chúng ta muốn AI đề xuất các mẫu slide đẹp mắt Tính năng mà Linh muốn giới thiệu ở đây là designer Các bạn có thể nhấp vào các slide mình muốn định dạng và nhấp vào biểu tượng có tiêu chếp này Cho slide tiêu đề đi, Linh sẽ chọn mẫu này Nếu muốn có một hình nền thú vị hơn, bạn có thể chèn thêm hình stock Ví dụ vì mình đang nói chủ đề AI nên Linh sẽ chọn hình robot Các bạn nhấp chọn insert Ở phần pictures chọn stock images Rồi bạn cứ gõ cụm từ bạn muốn tìm kiếm Ở đây Linh tìm hình robot Chọn hình và nhấn insert Khi nhấn vào design, các bạn sẽ thấy PowerPoint đề xuất thiết kế dựa trên hình ảnh bạn vừa thêm vào Rất nhanh và đẹp, đúng không các bạn? Bạn không cần chỉnh từng cái và bạn có thể chọn nhiều cách thiết kế mà mình chưa từng nghĩ tới Bạn cứ tiếp tục với các slide còn lại Các bạn đừng lo các thiết kế mình chọn không đồng bộ Hãy chọn trước mẫu mình thích Linh nhận thấy là khi bạn chọn các mẫu thiết kế nào PowerPoint sẽ tiếp tục đề xuất các mẫu thiết kế khác Cùng template màu sắc với các slide đã thiết kế Một yếu tố cần chỉnh thứ hai là font chữ Các bạn chọn toàn bộ slide Đến tab View, nhấp chọn Slide Master Sau đó bạn chọn slide trên cụm này Nhấn Ctrl A rồi chọn font mà mình yêu thích Linh khuyên khích các bạn chọn font không có chân vì nó hiện đại hơn và slide sẽ không cảm thấy rối Sau đó nhấn Close Master Toàn bộ slide đã được điều chỉnh theo font mới Rất dễ nhìn và đồng bộ Nếu bạn đã xem tới phần này thì xin chúc mừng bạn Hãy tiếp tục thực hành để làm tốt hơn nha Ban đầu các bạn có thể thấy quy trình này hơi khó thì đúng rồi sẽ luôn khó khi bạn học một cái gì đó mới Đây là một quy trình mới hoàn toàn thay đổi cách suy nghĩ và cách làm bài thuyết trình mà bạn đã thực hiện trong rất nhiều năm qua Nhưng Linh tin khi bạn áp dụng phương pháp tự động khóa này đến bài thuyết trình số 3, số 4 cho đi thì bạn sẽ thấy dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều Tổng kết, những điều mà bạn đã học được hôm nay Linh hy vọng bạn đã nắm được Cách cấu trúc bài thuyết trình theo nguyên lý kim tự tháp và phương pháp SCQA Quy trình tự động khóa việc tạo slide thuyết trình trên cả Google Slides và PowerPoint Nếu có câu hỏi nào về quy trình trên hoặc có chủ đề nào mà bạn muốn Linh chia sẻ thì các bạn hãy ghi bình luận bên dưới nha Và các bạn cũng hãy đăng ký kênh Linh Thai Official để không bỏ lỡ các video hàng tuần của Linh nha Hẹn gặp bạn trong video tiếp theo