函式自建資料管理系統
使用試算表函式自建資料管理系統。
這其實是註冊組用的比較多的。其實以這個建置方法跟資料庫的形式已經很像。註冊組因為常常要把這個地方下載下來的資料上傳到另一個地方,兩邊的格式如果不一樣,對我們來說是件很痛苦的事情,但如果說用試算表的內建函式去做格式轉換,那就可以把很多的時間節省下來。
影片中的檔案:
可以直接操作的版本,但可能會被改到亂七八糟所以下面再附上不能改的,製作副本就可以拿來用了。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1orbC1YMkHAhuUqaZ-Ia1Bso_NAGb2-pNeizmr_IVKrA/edit?usp=sharing
不能改的版本:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1cLhY0aP7zox7tbzb6hhPx_zkADaOuhykHsmsMaSTy5M/edit?usp=sharing
頻道教學影片目錄:
https://docs.google.com/document/d/1q9YlHWxcLPWlT3FsUm-VRWmpqDlzaGNWX1xxRzt7guU/edit?tab=t.0
#工作自動化 #googleworkspace #googlesheets #google試算表 #已命名函式
AI 生成·可能包含錯誤
視頻概述
AI 生成本影片分享一套利用試算表管理學籍資料的系統化方法。透過建立核心資料庫,並運用自定義命名函式(FDC、FINDATA)與篩選公式,可快速調閱特定班級或學生的資料,並將其匯入其他系統。此外,作者設計了一套更新機制,能比對新舊資料差異並高效完成非連續資料的更新。
今天特別來說明我自己註冊組的學籍資料管理方法
首先大家可以看到的是要先建立資料庫
A欄是學號,第一行是表頭
這個資料結構很重要
最後有兩行綠色的裡面有函式
是拿來更新資料用的等一下會說明
班級這一頁是例如註冊組要把101班的學籍資料給導師時
如何調出要給導師的資料
這可以以此類推
我也可以是要給各處是不同的資料
資料的項目是不同的
粉紅色底是有寫篩選公式的地方
資料來源是學籍
FDC是我自建的已命名函式
意思是我要找什麼資料
資料在哪個頁簽裡面
丟回來的是內欄的全部資料
所以這個的寫法意思是
在學籍頁裡面的班級
要等於黃底輸入的資料 101班
黃底的地方是可以輸入班級的
篩選器會篩出不同的班級校號
下拉式選單自己可以換
你想讀這個學生的什麼資料
就選用那個資料
下拉式選單的選項是用頁簽學籍的第一行
藍色底是用已命名函式寫好的FINDATA
依序放入引述、學號、表頭、頁簽資料頁
就可以讀出相應的資料
再來看到
找資料這一頁
我要哪些人的資料
我可以直接複製他們的學號或是他們的姓名
跟班級頁面的邏輯是一樣的
就可以找到這個學生相應的資料
當然如果輸入的是姓名
必須要學校裡面沒有同名同姓的人才不會出錯
後面橘色那塊是用身份證字號來找人的
需要用到這個功能的機會比較小
在函式寫好後我要讀哪些資料
資料欄位可以直覺用拉的擺在我要的位置上
然後直接貼到我要匯入資料的某個系統給的範例上
就可以直接做匯入了
當然還是要檢查一下電話、文字與數字格式上的問題
再來講到更新資料頁面
這裡面放的是需要更新的資料
A欄要放學號
B欄之前開始放要更新的資料
回到學籍資料頁面
看到綠色底的兩欄
這兩欄是讀取更新資料頁面裡面的資料
AQG就是放我要更新的資料欄位
相應的更新檢查欄位
就會比對這個欄位是不是跟前面的學籍資料
有不同的地方會標示不同
然後我用篩選器把更新檢查這一欄不同的資料篩出來
再把我讀出來更新的資料複製貼上到左邊的學籍資料上
這樣就更新完了
這個方法即使要更新的人不是連續的
也可以一次更新進去
我重新操作一次就看得出來

