[사무자동화산업기사 필기] 자료관리 운용

이번 시간은 자료관리 운용에 관련한 부분을 보도록 하겠습니다. 자료관리뿐만이 아니라 프로그램 보호관리라든지 전산망관리까지 함께 보실 텐데 이 중에서 프로그램 보호관리 그리고 프로그램 보호법에 관련한 부분이 가장 시험 출제 비중이 높다는 부분은 유념하셔서 학습하시면 되겠습니다. 자 먼저 첫 번째로 자료관리에 관련한 통제적인 개념을 먼저 보도록 하겠습니다. 자 우리가 얘기하는 자료라고 하는 것은요. 크게 지금 보시는 것처럼 세 가지로 나누어 줄 수가 있는데요. 행정기관에서 관리법상의 필요에 따라서 나누어 놓은 기준이 되겠습니다. 그중에 행정가능물이라고 하면은 행정기관이 발간해서 배포하는 것입니다. 그래서 행정에 관한 조사보고서 또는 연구보고서 통계서 백서 등이 있겠고요. 자 그리고 행정자료는 행정기관 또는 국가 지방자치단체가 관리하는 기업 및 단체 또는 외국의 행정기관이 생산한 그런 업무에 관련한 자료에 해당합니다. 자 그리고 나머지가 일반자료에 해당하는데 전문서적이나 교양서적 이런 것들이 모두 일반자료 즉 일반자료 같은 경우에는 행정기관이 생산하지 않는 모든 자료들을 다 포함을 하고 있다라고 보시면 되겠습니다. 자 이렇게 자료들을 관리하는 목적인데요. 먼저 첫 번째로 많은 양의 자료에서 필요한 정보를 유효하고 적절하게 얻어낼 수 있다는 게 첫 번째 목적이 되겠죠. 두 번째로는 자료의 자연 증가를 통제할 수 있다 그리고 자료의 이동 과정을 신속하게 파악할 수 있고 그리고 자료 처리에 따르는 경비를 절약할 수 있다는 이 네 가지가 자료 관리를 하는 목적이 되겠습니다. 그래서 자료 관리라고 하면 많은 양의 자료에서 우리가 필요한 정보를 적절하게 얻어낼 수 있도록 자료를 분류하고 또 분석하는 그러한 과정이다 라고 보시면 되겠습니다. 그리고 폐기하는 과정까지 자료 관리에 다 들어가겠죠. 자 다음은 자료 관리에 관련한 부분입니다. 자 이렇게 우리가 자료를 수집을 한 다음에 수집 과정부터 폐기 과정까지 자료 관리에 관련한 부분들을 하나씩 살펴보실 텐데요. 먼저 자료라고 하는 것은 업무 수행 과정에서 자연적으로 발생되어서 보존 과정을 거친다 라고 되어 있고요. 자 이런 자료 관리 기관은 연 1회 이상의 자료 수요 조사를 합니다. 그래서 수집 대상 자료 목록을 작성하고 필요한 조치라는 것이 바로 자료 수집 방법이 되겠는데요. 납분, 구입 그리고 교환 및 과제 부여에 의해서 자료를 수집을 하게 됩니다. 자 먼저 납분이라고 하면은 자료과가 행정기관 자체에서 발행한 모든 가능물에 대해서 6부씩 납분을 받고 그 중에 3부는 중앙자료관리기관의 송부에서 정보기록보존소가 통제하고 행정 가능물을 수집할 수 있도록 하는 것이 납분의 방법이 되겠구요. 자 그리고 수집의, 구입의 방법은 다른 행정기관이나 또는 외국 또는 민간기관에서 가능되는 자료 중에서 판매되는 자료를 수요조사를 거쳐서 구입하는 것을 말합니다. 자 그리고 교환의 방법도 있겠는데요. 교환의 방법은요 행정기관이 자료의 상호 교환에 관한 약정을 체결한 경우의 하나입니다. 이때 중앙자료관리기관이 당의 자료를 생산한 기관에 또는 자료과의 장은 당의 자료를 생산한 처리과에 교환이 필요한 자료의 제출을 요청을 할 수가 있겠구요. 그리고 요청받은 기관이 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응해서 자료를 이관하는 그런 경우가 교환이 되겠습니다. 자 그리고 과제부여 같은 경우에는 외국자료의 수집에 관한 과제를 부여받은 공무원, 즉 외국에서 해외로 파견되거나 이러한 경우에 외국자료 수집에 관한 과제를 이관받게 됩니다. 이럴 때는 귀국한 날로부터 15일 이내 과제를 부여한 자료관리기관의 장에게 결과를 보고하고 그리고 자료를 제출하여 하는 그러한 경우가 과제부여가 되겠습니다. 자 이렇게 수집된 자료의 분류 관련한 부분입니다. 자 수집과정을 거친 자료들을 필요한 것과 그리고 필요 없는 것, 유사종별, 동일 목적별 등에 따라서 구분관리하는 것을 우리가 자료의 분류라고 볼 수가 있겠구요. 자 먼저 행정자료의 분류는 행정간행물 및 행정자료의 분류번호는 기간번호, 기능분류번호, 형식구분번호로 구성이 됩니다. 그리고 일반자료들은 십진분류법에 따라서 분류를 하게 되는데요. 십진분류법이라고 하면은 먼저 총류, 그리고 철학, 그리고 종교, 사회, 사회과학, 그리고 순수과학, 그리고 기술과학, 예술, 어학, 문학과, 역사 이렇게 해서 10가지로 분류를 해놓은 것들을 말합니다. 그래서 일반자료에 대한 분류들은 이 십진분류법을 따라서 행해지게 된다는 것이죠. 자 자료의 열람입니다. 이렇게 분류되고 수집되고 분류된 자료들을 열람할 때에는 방식이 두 가지가 있는데 폐가식과 개가식이 있습니다. 먼저 첫 번째로 폐가식은 서고와 열람실을 따로 분리시키는 방식이다라고 되어 있죠. 그리고 개가식은 자료와 열람실이 함께 있는 방식입니다. 자 그리고 열람제안에 표시를 할 때에는 당의 자료표지의 윗부분 가운데에 열람제안에 표시를 하게 되는데요. 표지 다음 면의 여백에도 역시 열람제안 내용을 표시하고 그리고 열람제안의 범위와 기간 등을 명시를 해 두셔야 되겠습니다. 자 이런 자료들을 폐기 그리고 이관하는 경우입니다. 자 자료가 보존상태 그리고 폐기 대상 자료의 검사, 그리고 대출자료의 회수여부, 자료실 환경사항 등을 연 1회 이상 점검을 해서 자료의 폐기라든지 또는 이관을 결정을 짓게 되는데요. 자 이때 폐기할 수 있는 자료 같은 경우는요. 먼저 첫 번째로 자료로서의 가치가 떨어져서 관리 필요가 없는 자료들은 다 폐기 대상이 됩니다. 자 그리고 열람 빈도가 낮아서 복사본을 소장할 필요가 없는 경우, 이때에는 복사본을 2부 이상 보관을 하고 있는 경우에 더 이상 열람 빈도가 낮아서 필요없다라고 판단이 될 경우에는 복사본을 폐기하게 됩니다. 자 그리고 심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료라든지 또는 기타 당의 자료관리기관의 장이 소장할 필요가 없다라고 인정하는 자료들이 모두 다 폐기 가능 자료가 되겠구요. 자 이관이 필요한 경우는요. 폐기 대상 자료 중에서 역사 자료로서의 보존 가치가 있다라고 인정이 되는 자료는 중앙자료기관에 이관이 되어서 보관을 하게 되구요. 자 그리고 자료를 이관할 때에는 자료관리대장에서 당의 자료의 분류번호 그리고 제목을 두 줄 삭제하고 이관이라고 표시합니다. 그래서 그 날짜까지 기재를 하는 것이 이관의 방법이 되겠습니다. 자 자료관리기관에 관련한 설명 간단하게 보시는데요. 자 첫번째로 중앙자료관리기관입니다. 중앙자료관리기관은 정부기록보존소, 정부행정자료실을 운영하고 있는 기관이구요. 그리고 행정기관이 소장하고 있는 자료에 대해서 목록을 통보받아서 종합자료 목록집을 발간을 하고 있습니다. 자 그리고 자료과 같은 경우에는 각급 행정기관의 자료관리에 관한 사물을 주관하는 과를 얘기를 하거나 또는 그 담당관을 말합니다. 자 그리고 처리과는 소관 업무를 직접 처리하는 과 또는 그 담당관을 말하죠. 자 자료를 관리하는 방식입니다. 자 우리가 자료로 관리하는 방식은 크게 3가지로 나누어서 보고 있는데요. 첫번째 분리식은요. 먼저 행정자료를 일반 자료와 별도의 장저로 취급을 합니다. 그리고 통합식은 행정자료를 다른 자료와 같이 취급하는 그러한 방식이구요. 자 세번째로 절충식은 분리식과 통합식의 장점을 따르는 방식입니다. 그래서 분리식의 경제성 그리고 통합식의 주제 접근을 중심으로 해서 자료를 관리하는 방식입니다. 그리고 도서관이 필요에 따라서 다른 장점들을 적절하게 혼합해서 절충식으로 활용을 할 수가 있겠습니다. 자 이런 자료를 저장을 하는 경우에 역시 자동화 시스템을 사용을 할 수가 있겠는데요. 그중에서 대표적인 것이 여러분 전자 파일링 시스템이라는 것을 대표적으로 보시면 됩니다. 이 전자 파일링 시스템 이라고 하면은 전자 파일 저장 밑에 수록된 자료들의 데이터베이스에 의거해서 세긴을 작성한다. 그리고 필요할 때 신속하게 데이터를 검색할 수 있다. 그래서 전자 파일 시스템을 도입을 해서 자료를 저장하게 되면은 좀 더 쉬운 검색이 가능해진다는 것이 큰 장점이 되겠는데요. 자 이때 데이터베이스라고 하면은 통합되지 않은 데이터를 체계적으로 정리하고 그리고 데이터 중복성을 최소화하고 그리고 데이터 공유나 일관성 유지 보완 등의 관리효율을 극대화할 수 있는 데이터베이스 관리 시스템이다라고 할 수 있는데요. 자 이런 데이터베이스를 사용했을 경우에는 어떤 여러분들이 자료를 찾거나 또는 자료에 대한 목록들을 다른 곳으로 보내거나 이러한 시스템들이 굉장히 간략하게 진행이 되겠지만 반면에 데이터베이스 시스템이라는 것 자체가 가지는 운영비라던지 설치비가 많이 들고 그리고 시스템 고정에 따른 영향이 크다라는 것은 하나의 단점이 될 수도 있겠습니다. 자 여기까지 해서 우리 자료 관리에 관련한 부분들을 쭉 보셨구요. 자 이제 다음은 프로그램 보호에 관련한 부분들을 살펴보도록 하겠습니다. 자 우리 프로그램 보호 먼저 프로그램이라고 하는 것은 뭐 어떠한 정의를 가지고 있는지를 먼저 살펴 보실 텐데요. 프로그램이라고 하면은 컴퓨터 프로그램 우리가 다들 알고 있다시피 특정한 결과를 얻기 위해서 컴퓨터 등 정보 처리 능력을 가진 장치 지금은 일반적으로 컴퓨터라고 보시면 되시는데요. 이때 직접 또는 간접적으로 사용되는 일련의 지시명령으로 표현된 것이다. 그래서 내가 원하는 결과를 얻기 위한 명령들의 집합을 우리가 프로그램으로 구성을 해놨다라고 보시면 되겠습니다. 이때 프로그램 보호법은 이런 프로그램 저작물의 저작자의 권리를 보호하고 프로그램의 공정한 이용을 위한 그러한 법률이 되겠습니다. 자 프로그램을 등록할 때에는요. 이 네 가지를 등록을 하시면 됩니다. 먼저 프로그램의 명칭 또는 제어 그리고 프로그램 저작권자의 국적 실명 및 소재 그리고 창작 연어를과 프로그램의 개요를 등록해서 사용을 할 수가 있겠고요. 자 프로그램 제출은요. 등록 시에 당의 프로그램의 복제물을 문화체육관광부 장관에게 제출할 경우에 프로그램이 제출된다라고 보시면 되겠습니다. 자 이런 프로그램 관리 침해에 대한 규제는요. 한국저작권위원회에서 관리를 하고 있는데 한국저작권위원회에서는 저작권에 관한 사항, 심의와 그리고 저작권법에 의해서 보호되는 권리에 관한 분쟁의 조정을 담당을 하고 있다. 그리고 주연문을 분쟁의 알선소정과 그리고 저작권보호를 위한 국제협력 그리고 이러한 연구와 교육 및 홍보 등등을 담당을 하고 있습니다. 자 이번에는 세번째로 전상망 관리와 운용에 관련해서 보도록 하겠습니다. 자 우리가 전상망이라고 하는 것은요. 전기통신설비나 또는 이런 것들이 이용한 전자기상기 조직 및 그 응용기술을 활용해서 정보를 처리하고 교환하거나 전송하는 정보통신체계를 우리가 일반적으로 전상망이라고 그게 분류를 할 수가 있겠는데요. 자 정보통신망이라고 하면은 이러한 통신설비와 컴퓨터 그리고 컴퓨터 이용기술을 활용해서 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신, 수신하는 전체적인 정보통신체제를 의미합니다. 그래서 우리가 전상망의 개념보다는 정보통신망의 개념이 한단계 더 크다라고 볼 수가 있겠는데요. 자 그리고 행정정보통신망은요. 국가 및 지방자치단체의 기관 간에 이용하기 위해서 행정안전부와 그리고 지방자치단체가 시설한 정보통신망을 행정정보통신망이라고 부릅니다. 자 그리고 국가기관 전상망은 공공기관의 전산화를 위한 그러한 전상망이 되겠죠. 자 이러한 전상망의 구성조건은요. 먼저 첫 번째로 접속의 의미성 그리고 접속의 신속성, 품질의 동일성 그리고 통신의 신뢰성, 확장의 용이성과 체계의 통일성이 있어야 된다라고 했습니다. 그래서 이러한 것들을 갖추었을 때 우리가 전상망을 올바르게 구축을 할 수가 있겠고요. 자 이러한 전상망을 갖추었을 때의 효과입니다. 먼저 경제적으로는 원거리에 있는 컴퓨터와 또는 컴퓨터 터미널 간의 관련 장치나 프로그램 그리고 파일 등을 공유함으로써 경제적인 효과를 높일 수가 있겠죠. 그래서 시간, 공간들의 제약을 받지 않고 이러한 파일들을 사용할 수 있다는 게 장점이 되겠고요. 자 그리고 신뢰성 향상, 즉 자원의 분산에 의해서 시스템 장애나 또는 재해로 인한 손실의 크기와 복구에 따른 비용을 최소화한다. 그래서 자원이 한 군데에 모여져 있는 경우에는 어떠한 장애나 재해가 있을 경우에 복구가 굉장히 어렵겠지만 자원이 분산되어 있기 때문에 데이터에 대한 신뢰성이 향상이 될 수가 있다는 것이고요. 자 그리고 처리능량 향상은 분산 처리입니다. 여러분들 앞서서 학습하셨는데 이런 분산 처리를 통해서 특정 시스템에 어떤 프로그램들이 가속되는 것을 막을 수 있다는 것이고요. 자 그리고 프로토콜의 표준화, 프로토콜이라고 하면 어떤 통신에 관련한 우리가 규약을 의미하는데요. 하드웨어적인 요인이나 또는 소프트웨어적인 요인에 서로 구애됨 없이 프로그램들이 개발되거나 또는 시스템 또는 네트워크 구성 등의 변경이 가능하다라고 했죠. 그래서 프로토콜이 표준화됨에 따라서 여러분들이 확장성이라든지 이식성이 굉장히 용이해진다라는 것도 전산망의 어떠한 장점으로 볼 수가 있겠습니다. 자 이런 전산망의 구성요소들은요. 먼저 통신구조, 즉 전산망의 내부 또는 전산망 간의 상호 접속을 위한 국가기관 전산망 또는 사업용 전산망의 통신구조를 말합니다. 그리고 통신규약은 전산망의 내부 그리고 기기 상호 간의 통신을 확보할 수 있는 어떤 논리적 계층 구조의 집합체다. 그래서 통신규약이 서로 다를 경우에는 전산망 구축에서 통신측과 수신측의 그런 원활한 접속이 이루어지지 않겠죠. 그래서 통신규약도 역시 전산망 구성에 들어가고요. 자 그리고 붕괴점의 설정 마찬가지입니다. 붕괴점이라고 하면은 전산망 기기 상호 간을 연결할 때의 건설, 운영 및 유지, 보수의 책임 한계를 구분하기 위한 접속점이다라고 했는데요. 이러한 접속점, 즉 붕괴점의 설정 역시 전산망의 구성요소에 들어갑니다. 이때에는 타인의 전산망 기기가 접속되는 경우죠. 그런 경우에는 그 설치와 보존에 관한 책임의 한계를 명확히 하기 위해서 설정한다. 그래서 어느 범위까지의 책임이 있는지를 명확히 하는 것이 바로 붕괴점의 설정이다 라고 볼 수가 있겠습니다. 마지막으로 전산망 관련된 기관들입니다. 첫 번째로 한국정보와 진흥원은 국가기관 등의 국가정보와 추진과 관련된 정책개발, 그리고 건강한 정보문화 조성 및 정보 격차 해설을 지원한다. 인터넷 진흥원은 정보통신망의 고도화와 안전한 이용, 그리고 방송통신과 관련한 국제합력이나 국외 진출 지원을 효율적으로 추진할 목적으로 설립되어 있는 단체가 되겠습니다. 그리고 국가기록원은 우리나라 공공기록물 관리에 관한 정책의 수립, 그리고 중요 공공기록물의 수집과 보존과 서비스를 목적으로 설립된 중앙기록물관리기관이다 라고 되어 있는데요. 그래서 이 3개의 전산망 관련 기관들이 여러분들이 사용하는 전산망에 관련한 어떤 업무들을 담당하고 있다고 보시면 되겠습니다. 그리고 정보통신산업진흥원도 마찬가지로 정부의 정보통신산업정책을 총괄적으로 지원하기 위해서 기존의 정보통신연구진흥원과 한국소프트웨어진흥원, 한국전자거래진흥원 등의 기관을 통합해서 설립된 기관인데요. 정보통신산업진흥원의 경우에는 우리가 소프트웨어라든지 혹은 프로그램들에 관련한 그러한 부분들을 담당을 하고 있고요. 그리고 저작권위원회는 앞서서 여러분들이 보신 것처럼 저작권에 관한 심의와 저작권법에 의해서 보호되는 이런 권리에 관한 분쟁조정을 주요 업무를 하고 있는 그러한 위원회가 되겠습니다. 그래서 우리 전산망에 관련한 그러한 단체들도 함께 보셨네요. 여기까지 해서 전산망 관리와 운영까지 여러분 보셨는데요. 이번 챕터에서 여러분들이 중점적으로 보셔야 되는 것은 프로그램 보호 관리 부분과 그리고 저작권 관련된 문제가 주로 출체가 됩니다. 그래서 그러한 부분들 그리고 프로그램 보호 관련 법령들 그런 부분들을 한 번쯤 다시 여러분들이 읽어보실 필요가 있겠고요. 그리고 자료의 수집방법 그리고 한국십진분류법과 여러분 보셨듯이 일반 자료에 관련한 그런 십진분류법이라든지 또는 프로그램 저작권의 유효기간. 유효기간 같은 경우에는 50년을 두고 있는데 프로그램이 발생된 시점, 저작된 시점에서부터 50년이 될 수도 있겠고 또는 프로그램이 공표된 시점부터 50년이 될 수도 있다는 그러한 부분들. 그리고 프로그램 보호와 관련된 법률 이런 것들이 자주 출제가 되고 있습니다. 그래서 이번 챕터에서는 다른 챕터와는 좀 다르게 예전의 문제들을 주로 보지 마시고 최근 5년 이내에 자주 출제되었던 그런 문제들을 주로 살펴보시면 아마 시험에 많이 도움이 되실 것 같습니다. 그래서 한 번 더 여러분들이 교재를 통해서 복습을 하시고 문제를 풀어 보시면 좋을 것 같습니다. 우리 자료관리 운영에 관련된 부분들은 여기까지 하고 마치도록 하겠습니다. 여러분 수고하셨습니다.