¿Cuáles son las FUNCIONES DE UN AUXILIAR CONTABLE en una empresa?

Hoy vamos a ver cuáles son las funciones de un auxiliar contable en una empresa. Aquí viene una parte muy consciente, una parte de mucho autoexigencia porque este va a ser nuestra escuela. Consideraría yo porque es que vamos a estar primero que todo en el zapato de los auxiliares contables. Cuando nosotros seamos contadores públicos, vamos a saber cómo guiar a esa persona que nos va a ayudar en el proceso. Hola, ¿qué tal? Mi nombre es Diana Correa, yo soy contadora pública y si la contabilidad es tu problema, invítame a hacerla tu solución. Para nadie es un secreto que el mundo de un contador público tuvo que pasar por un proceso de auxiliar contable. Por eso hoy vamos a resumir algunas de las principales funciones de un auxiliar contable. Primero, el apoyo en las operaciones comerciales. Todas las empresas requieren de insumos, de servicios para desarrollar su actividad. Así que para ello tendrán que hacer compras. Estas compras generalmente van a involucrar a unos proveedores. Así que como auxiliares generalmente se tiene que tener el control de esos proveedores que tiene la empresa, de esas deudas que tiene pendiente y sobre todo qué involucra ese tipo de compra que haga. Es decir, si yo estoy comprando a una persona que es un no responsable del IVA, no es lo mismo que si yo compro a una persona que es responsable del IVA. Tengo que determinar qué impuestos debo aplicar y tengo que determinar el tipo de proveedor con el que estoy trabajando, ¿cierto? Adicional a eso tengo que saber el registro, es decir, la contabilización. Porque una de las cosas que identifica la función de un auxiliar contable y la diferencia entre la función que tiene un contador público es el uso de un software contable. Generalmente un contador público está capacitado para la toma de decisiones, para analizar resultados que justamente ha hecho o ha digitado el auxiliar contable. Así que digamos que en esta época, al día de hoy, los auxiliares contables se dedican a esa parte también de digitar todo este tipo de actividades. Digamos que con muchas herramientas digitales esto puede cambiar o incluso está cambiando, pero esta es una de las principales funciones que tiene un auxiliar contable. Esta es una de las temas que más asusta a los estudiantes de Contabilidad Pública, que no debería porque ser así. Igualmente estamos aprendiendo, estamos en nuestra primera etapa y si es nuestro primer trabajo como auxiliares contables no debería preocuparnos de más y es el tema de la elaboración de declaraciones, de rendición de todos los impuestos que exige el régimen colombiano, que es la declaración de IVA, la de retención en la fuente, industria y comercio y todas las que existen en Colombia. Es muy importante saber que cuando vamos a presentar esa prueba o cuando estamos ejecutando la labor como auxiliares contables debemos estar actualizándonos de todas las novedades y mostrar esa iniciativa a la persona con la que estamos trabajando de que realmente estamos interesados en el tema, que realmente queremos aportar valor a la empresa. Uno de los principales problemas es que hay muchísimos auxiliares contables en Colombia que realizan las declaraciones de renta, inclusive liquidan todos los impuestos en la empresa y el contador solamente se encarga de revisarlos. Es decir, ellos están haciendo una función que también tiene que ver con el contador, eso ya depende de cada empresa cómo se rija, pero esto es una función de mucha responsabilidad y que la debería realizar de la mano con el contador. Y a mi criterio personal sería que se elaborara conjuntamente. Obviamente esto depende mucho del tiempo del contador público, pero es muy recomendable para ese ejercicio como auxiliar contable tener el acompañamiento y el apoyo de un experto como es el contador público. El tema de facturación, este tema me encanta porque vamos a hablar desde algo que se ha venido diciendo tradicionalmente y que probablemente muchas empresas lo sigan haciendo y es una facturación tradicional. Hay otras que a elecciones se tienen que moldear y se tienen que añadir a la reglamentación que existe actualmente en Colombia que es facturar de manera electrónica. De igual manera, seguimos teniendo el apoyo de un software contable y tendremos que requerir o estamos requiriendo de una persona que digite toda esa factura, toda esa facturación, todas las ventas que tiene nuestra empresa. Y la persona indicada para esto es el auxiliar contable, así que esas otras dos funciones que tiene un auxiliar contable. Registrar todos los ingresos que tiene la empresa. Esto al igual requiere que la persona sepa contabilizar, sepa saber qué proceso se está llevando, con qué tipo de regímenes estoy trabajando, es decir, a qué persona les estoy vendiendo. También es el tema de la documentación, es decir, qué requiero para cada tipo de empresa. Si yo soy una persona que no es responsable del IVA, pues hay una serie de documentos que yo tendré que exigirle para que esa factura o para que ese movimiento se haga legal. Así que eso también es algo que tendremos que tener un poco en cuenta cuando somos auxiliares contables. La parte de elaboración de informes. Yo creo que esta parte es muy importante, creo que es una de las que logran exigir la mayoría de empresas colombianas, no voy a generalizar, pero en mi experiencia laboral fue muy poca la oportunidad que tuve de elaboración de informes, es decir, sí que tenía que decir un poco qué movimientos tenía o rendirle ese informe, en especial a mi contador, al contador que yo estaba apoyando en ese momento, dependiendo de la empresa en la que trabajé. Pero este tipo de elaboración de informes es algo que nos ayuda demasiado como estudiantes o como practicantes de contadoría pública, porque de alguna manera estamos reflejando lo que ya hemos hecho durante un mes. Esto nos hace replantearnos el tipo de ingresos que recibe la empresa, el tipo de gastos que tiene la empresa, el tipo o cómo se está manejando el tema de empleados, el tema de nómina, el tema de utilización de recursos de la empresa, y es algo que nos sirve demasiado, es un ejercicio que aunque no nos lo exija la empresa, deberíamos hacerlo de manera práctica. Como digo, no es muy común en Colombia, o por lo menos no en las empresas en las que yo trabajé como auxiliar, es algo que sí es muy común cuando eres contador público a tu cliente, obviamente él quiere saber todo lo que está pasando con tu empresa, pero es una función que tal vez algunos de ustedes tengan que desarrollar en su labor como auxiliares contables. Un tema que me preguntan mucho, y de hecho tengo muchas ganas de hacer un video relacionado, es el tema de las conciliaciones bancarias. Yo creo que aquí también es muy importante resaltar la función que tienen los avances tecnológicos, porque antes, si mal no recuerdo, muchos de los auxiliares contables nos veíamos obligados a tener muchísimos papeles en la mesa y tener que estar conciliando manualmente. Yo creo que hoy con la ayuda de la tecnología y con un buen estudio de las herramientas que necesitamos y las especificaciones que necesitamos para nuestra empresa podremos encontrar un proveedor de esa tecnología que nos ayude a hacer una conciliación de manera automática. No va a eximirnos de tener que cumplir esa función, porque finalmente, como todas las herramientas que existen actualmente tecnológicas, va a tener una supervisión de una persona, de un humano, así que no se quitaría la función del auxiliar, pero sí la facilitaría, en mi punto de vista. Así que eso es un tema muy importante, es un tema del que voy a hablar más adelante, pero es una de las funciones que existe en las que tiene que cumplir un auxiliar contable. Otra muy importante es la elaboración de los estados financieros. Ustedes saben que las empresas lo pueden definir, las empresas pueden definir si sus estados financieros los quieren hacer de manera mensual o pueden hacer de manera trimestral, bimestral, para conocer el estado actual de la empresa y para tomar decisiones a partir de ello. Así que eso es también algo que tenemos que estar totalmente relacionados los contadores públicos y sobre todo los auxiliares contables. Hay un tema que puede ser un poco difícil para unos estudiantes de contabilidad pública que para otros y es el tema de inventarios, pero es algo que tiene que hacer el auxiliar contable. Yo recuerdo que aún cuando yo ya era profesional y cuando trabajé con el Estado, con el IGAC, el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, yo hacía apoyo profesional como contadora pública, pero aún así tuve que involucrarme con el tema de inventarios. Hay muchísimas empresas en Colombia y en cualquier parte del mundo que tienen su propia bodega, es decir, su propio inventario. No necesariamente de lo que ellos vendan, sino también de lo que requiere la administración. Esos que son nuestros compañeros de trabajo e incluso nosotros nos queremos de algo que es papelería. Entonces, por ejemplo, en esta empresa en la que yo trabajé, pues yo tendría que tener todo el inventario relacionado con la papelería de mi empresa. Todo lo que tuviera que ver con lapiceros, con hojas para imprimir, todo lo que tuviera que relacionarse inclusive con equipos de cómputo que tenían en la empresa para los trabajadores. Entonces, aparte de que nosotros tengamos que manejar este tipo de inventario, el control, la entrada y salida de este inventario y hacer un control físico cuando sea necesario, y también dependiendo del tamaño de la empresa, pues también nos tendremos que encargar de todo lo que tiene que ver con los insumos de nuestra empresa, si es el caso. Hay unas empresas que tienen unas bodegas externas, hay otras que la tienen en la misma empresa, todo dependerá del tipo de empresa en la que trabajes, pero tienes que saber que eso hace parte de tu función como auxiliar contable. Aquí viene una parte muy consciente, una parte de mucha autoexigencia, porque esta va a ser nuestra escuela. Trabajar como auxiliares contables tiene que ser nuestra escuela, tiene que ser ese proceso que tiene, digamos, que pasar todo contador, consideraría yo, porque es que vamos a estar, primero que todo, en el zapato de los auxiliares contables cuando nosotros seamos contadores públicos, vamos a saber cómo guiar a esa persona que nos va a ayudar en el proceso, pero sobre todo vamos a tener el suficiente conocimiento de los movimientos que tiene la empresa para cuando seamos contadores públicos. Así que yo considero que esta es una gran oportunidad para todas las personas que puedan trabajar y estudiar al mismo tiempo, o que se den su tiempo de prestar servicios como auxiliar contable, con las oportunidades que tiene hoy en día la tecnología desde su casa, trabajando con una empresa, buscando herramientas o páginas en internet que requieran de un auxiliar contable, contratándolo por internet, o sea, no necesariamente con una asistencia personal y física, que es otra de las buenas opciones que tenemos ahora con la tecnología, y no desaprovechar esa oportunidad de ser auxiliares contables, de realmente yo las mayores aprendizajes que tuve a lo largo de mi profesión, obviamente fue esas experiencias que tuve trabajando como auxiliar contable. Así que esas son unas de las principales funciones, espero que les haya gustado, espero que sí les gustó y faltó alguna de las funciones que ustedes... Obviamente yo traté de resumir las más importantes, pero una que ustedes consideren muy muy importante, déjenmela en los comentarios, o déjenme inclusive todas las funciones que tienen que realizar como auxiliares contables, que me interesaría bastante conocerlas para un proyecto que tengo en mente con ustedes. Así que eso es todo, no olviden suscribirse, darle like y compartir con la persona que crean que le puede interesar. Un beso y nos vemos en la próxima. ¡Chao!