海外工程英語實戰教程--場景13 ：設計變更處理溝通

第十三課設計變更處理溝通 設計變更管理 變更不可怕，可怕的是沒算清賬 如何讓業主心甘情願爲他們的突發奇想買單？ 本課模擬提交一份正式的變更影響評估報告 你將學到如何量化變更對成本和工期的衝擊 以及如何清晰堅定地推動業主簽署正式的變更指令 下午好，Mark。感謝您撥冗開會。 根據您的正式指示，我們完成了一個詳細的影響評估 對於所謂的屋頂潮 今天的會議的目的就是爲了帶您通過我們的資料 關於價格、預算和技術的影響 並為了討論一個正式的改變方法 李先生，下午好 我們很感激您的快速響應 我們非常興奮關注這項技術 但我們也必須先看清楚後果 然後再給您最後的綠燈 請繼續 肯定的 我會先請麥姆·奧德納介紹價格的影響 然後陳先生會介紹技術和計劃方面 麥姆·奧德納 謝謝李 馬克 這個改變的價格預計是大約1.2萬美元 這筆金額包括泳池結構本身、MEP 系統、 防水工程，以及 10% 用於不可預見問題的預備金。 其中還包括重新設計的設計費用。 我們有一份詳細的成本明細供您審閱。 在技術和進度方面，影響同樣顯著。為了承載增加的 負荷，我們需要將 20 層到頂樓的 12 根柱子加厚。 這項重新設計工作 大約需要三週時間。更 關鍵的是，這將導致整體項目完工日期延遲四週。這是因 為結構重新設計影響了我們施工進度的關鍵路徑。我們 有一份顯示此影響的修訂主進度表。 延遲四週是一個嚴重的擔 心。酒店的開業日期與重大季節性活動掛鉤。 這次延遲是否不可協商？有 任何緩解或加速的方法嗎？我們 完全理解您的擔憂。 四週的延遲是我們目前基於標準工作流程的現實評 估。緩解是可能的，但需要付出成本。我們可以探 索一些選項， 例如為結構工程增加專門的夜班，或使用快 凝混凝土等加速措施。如果您想探討，我們可以為此 加速成本準備一份獨立的提案。 因此您需要做出兩個關鍵決定：首先，是否批准包含基準變更單的 首先是其成本和進度影響，其次是您是否希望我們為加速方案報價 對加速選項影響評估的變更單，以提供完整圖景 consequences 對後果的全面瞭解 Cost estimate 成本估算 Cost contingency 成本應急費 Cost breakdown 成本分解 Master schedule 主進度計劃 Critical path 關鍵路徑 To mitigate 緩解減輕 Acceleration 加速趕工 根據您的正式指示， 我們已完成詳細的影響評估。 根據您的正式指令，我們已經完成了詳細的影響評估 強調我方行動的合規性是基於你的正式要求 在我們最終亮綠燈之前， 需要對所有後果有一個全面的瞭解 業主表達決策謹慎的專業說法 影響同樣非常顯著。 影響也同樣顯著 在呈現壞消息，如進度延誤時 專業、客觀的陳述方式 這次延遲是否不可協商？ 這個延遲是沒有商量餘地的嗎？ 客戶挑戰壞消息的直接問法 可以緩解，但需要付出成本。 緩解是可能的，但需要付出代價 一句非常經典的項目管理名言 清晰地闡明瞭時間成本質量的三角關係 您需要做出兩個關鍵決定 您有兩個關鍵決策要做 在呈現複雜情況後 清晰地爲客戶總結出他需要做的決策點 是優秀項目經理的標誌 好，我們來聊聊怎麼向客戶溝通一個變更 這非常考驗專業性 首先，你必須 保持客觀並基於事實 完全基於事實和數據 別說這很麻煩 而是直接展示成本分解和進度影響 其次，要以團隊的形式來呈現 讓你的成本經理講成本 設計經理講技術 這證明這是一個經過團隊深思熟慮的結論 更重要的一點是要給客戶提供選項 給他們提供選項 不要只說我們會延誤四周 而是說方案A是接受延誤 方案B是我們可以投入趕工資源 但會產生相應費用 把決策權交還給客戶 最後也是最重要的 所有溝通必須有書面的 Minutes 會議確認 這是保護自己的鐵律 我們面對客戶要求 有時會抱着一種服務心態 覺得小變更自己加加班消化掉就行了 以此來顯示合作誠意 但在海外你必須切換到嚴格的 合約心態 也就是合同心態 合同就是規則 任何偏離都會對範圍時間和成本產生影響 趕工是額外的服務，就理應獲得額外報酬 這種親兄弟明算賬的方式 在他們看來纔是最專業和可持續的 這種心態直接決定了我們的工作習慣 一個口頭指令我們就開始幹活 這在海外是絕對行不通的 你必須嚴格遵守變更流程 在沒有拿到客戶簽署的正式 change order 也就是變更指令之前 絕不能動工 因為沒有它 你所有的投入就沒有合法的付款依據 最後就是溝通的藝術 在傳遞延期這種壞消息時 要先做一些鋪墊 強調我們是來solve 共同解決問題 一起解決問題的 我們的語氣要始終保持尊重與合作 但在合同原則上一步也不能退 這是一種在維護關係和遵守原則之間 尋找最佳平衡的高水平技巧