[2025 사무자동화산업기사 필기] 사무관리 개요

이번 시간은 사무관리의 개요에 대해서 학습하도록 하겠습니다. 전체적인 사무관리가 어떠한 것이며 어떠한 방식으로 이루어지는 것에 대해서 중점을 두시면 되겠는데요. 전체적으로 읽어보시면서 특별하게 어렵거나 이해를 하셔야 된다거나 외우셔야 되는 부분은 없기 때문에 한번 쭉 가볍게 읽어보시면 되겠습니다. 첫 번째로 사무관리의 의의에 대해서 보도록 하겠습니다. 사무의 개념 먼저 하실 텐데요. 사무의 개념이라고 하면 기존에는 사무실에서 이루어지는 문서의 생산, 유통 또는 보존을 위주로 하는 문서 작업을 의미했습니다. 그렇다면 지금 현재는 모든 관리나 그리고 경영활동의 필수 요소가 되는 의사결정을 과학적으로 하기 위해서 필요한 정보를 효과적으로 생산하고 처리하는 일이다라고 했는데요. 전통적인 의미에서 단순하게 우리가 무언가 문서를 만들고 보존하고 이런 것들에 의류되면 이제는 그것을 좀 더 체계적으로 하겠다라고 하는 것이 사무에 대한 의미가 되겠고요. 이런 사무는 자료의 수집이나 작성을 통해서 경영, 조직, 목적 달성에 필요한 정보를 생산하고 그리고 그 정보를 적시에 필요한 곳에 신속히 보관, 보존하는 기능을 가진다라고 했는데요. 지금 현재 중요한 것은 자료에 대한 수집 그리고 내가 필요한 자료들을 만들어내는 그런 과정들이 상당히 중요하다라고 볼 수가 있겠습니다. 사무의 본질을 먼저 살펴보자면 첫 번째로는 작업적인 측면, 두 번째로 기능적인 측면으로 나눠보실 수가 있겠는데요. 가장 먼저 작업적인 측면은 기록 그리고 계산, 면담, 통신, 분류, 정리를 의미를 하겠습니다. 이러한 것들이 사무의 본질이다라고 볼 수가 있겠고요. 두 번째로 기능적인 측면을 보자면 사무의 결합기능, 사무의 정보처리기능, 사무의 보조기능은 기능적인 측면으로 볼 수 있겠습니다. 사무의 구성요소는 이런 부분들을 여러분들이 쉽게 읽어보시면 이해되시는 부분이기 때문에 한번 쭉 살펴보시고 넘어가시면 되겠습니다. 기본적인 사무의 구성요소라고 하면 사무의 주체가 되는 사무원, 그리고 조직 통제기구가 있는 곳인 사무실, 그리고 정보에 대한 어떤 처리들을 할 수 있게끔 도와주는 사무기기들, 그리고 사무기기를 활용해서 구체화시켜 놓은 사무 문서, 그리고 이러한 것들을 사용을 하기 위해서 어떠한 체계가 잡혀있는 이런 사무제도, 그리고 사무제도에 대응하는 업무 분담을 나타내는 사무조직, 즉 사무기기들을 이용해서 사무를 보는 사람들에 대한 조직들이 구성이 되어있다라고 하는 것이 사무의 구성요소가 되겠고요. 사물을 분류하자면은 목적에 의해서 분류할 수가 있겠고, 그리고 사무의 난이도별로 분류를 할 수가 있겠는데요. 목적에 의해서 분류를 먼저 보시면은 본래 사무, 즉 행정 목적의 달성에 직접적으로 기여할 수 있도록 기능별로 분화된 각 행정조직의 고유의 사무다라고 되어 있습니다. 본래 사무라고 하면은 가장 기본적인 사무를 의미하겠고요. 그리고 두 번째로 지원사무는 행정 목적을 달성하기 위해서 어떤가 방법을 제공하는 일이다. 그래서 본래 사무를 위해서 어떤 방법적인 측면들을 제공하거나 서비스적인 측면들을 제공하는 것이 지원사무다라고 보시면 되겠습니다. 사무의 난이도별로 분류를 하자면 첫 번째로 판단사무, 즉 관리층에서 주로 담당하는 관리기능의 사무와 작업사무, 즉 육체활동을 요구하는 사무가 복합된 사무, 그리고 그 이외의 잡무로 부분을 할 수가 있겠습니다. 이번에는 오피스의 기본기능에 따라서 사무 분류를 해 보도록 하겠습니다. 앞에서는 우리가 사무를 목적에 의해서 그리고 난이도에 의해서 분류를 해 보셨는데요. 오피스 기본기능에 따라서는 세 가지로 분류를 할 수가 있겠습니다. 첫 번째로는 의사결정업무에 따라서 분류할 수 있겠는데요. 방침, 전략 및 일상업무 수행시에 생기는 여러가지 문제를 해결하는 것으로 볼 수 있겠고요. 그리고 데이터 처리 업무는 업무의 수행 결과로서의 새로운 정보를 생성하는 것을 말합니다. 그리고 커뮤니케이션 업무는 운서나 구두에 의해서 공직적 또는 비공식적인 정보를 사무 전달하여 각각의 업무를 촉구하는 것이다 라고 했는데요. 이렇게 세 가지로 분류된 것들이 오피스의 기본기능에 따른 사무 분류다 라고 볼 수 있겠습니다. 그 얘기는 이렇게 오피스의 기본기능 세 가지로 나누어 볼 수 있겠다라는 말이 되겠죠. 자 관리에 대해서 사무관리에 대해서 보도록 하겠습니다. 사무관리의 정의는요. 한 조직이 공통의 목표를 달성할 수 있도록 계획을 세우고 그리고 이를 달성하기 위해서 인간, 기계, 재료, 방법 등을 조정한다 라고 했는데요. 말 그대로 하나의 목표에 따라서 계획할 수 있는 모든 것들에 대한 관리가 다 사무관리로 포함될 수가 있겠습니다. 관리의 기능은요. 계획과 실행과 통제의 일련의 과정이다 라고 볼 수 있겠는데요. 계획화, 조직화, 지휘통제, 인사관리, 조정화 즉 우리가 어떤 목적을 좀 더 잘 달성하기 위해서 빠르게 효율적으로 달성하기 위해서 하는 모두한 것들을 관리로 볼 수가 있겠습니다. 관리의 순환구조라고 하는 것은요. 조직계 관리자에 의해서 기본적인 세 가지 기능으로 분류하고 그리고 사무관리 일반적인 순환구조라고 한다고 되어 있는데요. 첫번째 계획화, 즉 목적을 달성하기 위해서 미래에 대한 전망이나 예측을 하는 것이다. 첫번째로 계획을 세우고, 두번째로는 조직화, 즉 계획을 실현하기 위한 필수 조건과 관계를 구축해 나가는 것이다. 그리고 통제화는요. 계획에 준한 기준을 설정하는 것이다 라고 했는데 항상 조직이 있으면 통제가 필수적으로 따라오겠죠. 그래서 이러한 것들을 관리의 순환구조라고 볼 수 있겠습니다. 이번에는 사무관리를 위한 운용체제에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 사무관리라고 하면은요. 우리가 앞서서 잠깐 보셨지만 사무관리라고 하면은 조직의 목표를 효율적으로 달성하기 위한 어떠한 방식이다라고 했는데요. 그러한 원칙을 세워놓은 것을 우리가 사무관리라고 볼 수 있겠습니다. 사무관리가 필요한 목적은요. 기업이 환경변화에 효과적으로 대처해 나갈 수 있도록 정부 체계를 세워서 운영해 나가는 일이다라고 했는데요. 기본적으로 이제 기업이 좀 더 현지 환경에 잘 맞게끔 효과적으로 어떤 데이터들 정보 처리를 하기 위한 그러한 부분의 사무관리의 목적이 있겠습니다. 사무관리 목표는요. 사무 능률의 증대 가장 기본적인 목표가 되겠죠. 그리고 사무 비용의 절감 등이 있겠구요. 이런 사무관리를 할 때의 원칙은 용의성 그리고 정확성 신속성 그리고 경제성 이렇게 4가지로 분류를 할 수가 있겠습니다. 그리고 사무관리자가 필요하겠죠. 우리가 사무관리할 때의 사무관리자는요. 관리 전반에 걸친 모든 방침과 실천 방법들에 관해서 전문적으로 수행하기 위한 전문가여야 한다라고 했구요. 그리고 사무작업의 계획과 그리고 조직과 통제에 관한 책임을 지는 것이 바로 사무관리자의 역할이 되겠습니다. 전반적인 관리에 대한 책임을 사무관리자가 져야 되기 때문에 전문가가 사무관리자에 대한 역할을 맡아 수행을 하게 되겠죠. 이번에는 사무관리의 기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 사무관리의 기능들의 첫번째로 결합기능을 볼 수가 있겠는데요. 결합기능은 생산, 판매, 인사, 재무 등의 활동을 사무라는 하나의 흐름에 연결시키면서 통일된 경열등이 이루어지도록 하는 것이다. 그래서 모든 것을 이러한 일련의 과정들을 하나로 연결시키는 것이 바로 사무관리의 결합기능이다라고 보시면 되겠습니다. 관리기능은 유형의 장표, 보고서 등의 서류 우리가 일반적으로 눈으로 볼 수 있는 서류들과 무형의 통신, 토이, 회의 즉 눈으로 볼 수 없는 어떤 자료들을 통해서 보조적인 기능의 역할을 수행하는 것이 바로 관리의 기능이다라고 할 수가 있겠고요. 그리고 정보기능은요. 사무 절차는 생산, 판매, 구매, 재무, 인사, 연구, 개발 등으로 이루어진 정보시스템의 한 구체적인 표현 형태다 라고 했죠. 그래서 이들 하위 시스템들이 모여서 기업의 전체적인 사무 시스템을 구성한다라고 하는 것이 사무관리의 정보기능에 해당하겠습니다. 그래서 사무관리의 이렇게 세가지 기능을 나타내고 있는데 앞서서 여러분들이 보신 개념적인 측면과 거의 유사한 것이기 때문에 읽어보시고 넘어가시면 되겠습니다. 자 이번에는 정보관리의 개념을 살펴보도록 하죠. 정보관리라고 하면은 의사결정자가 조직의 관리 그리고 효율을 높일 수 있도록 정보 소재가 되는 자료의 수집, 처리, 작성된 정보를 보관, 전달, 평가 등의 활동을 관리하는 것이다 라고 했는데요. 쉽게 얘기해서 정보관리라고 하면은 의사결정자가 우리가 수집하거나 또는 변경하거나 어떤 목적에 따라서 처리한 그런 정보들을 전체적으로 관리하는 것을 의미한다라고 보시면 되겠습니다. 자 이러한 정보관리는요 각종 정보행위에 대해서 적절한 조직적 조정을 피하는 것이다 라고 했는데요. 정보행위 즉 정보를 다루는 그러한 행위들을 좀 더 조직적이고 체계적으로 관리하는 것을 정보관리라고 볼 수 있겠습니다. 자 그리고 기업 경영에 있어서 필요한 모든 정보를 적시의 적절한 형태를 갖추어 제공하기 위한다. 정보관리라고 하는 것도 마찬가지로 우리가 좀 더 쉽고 그리고 편하게 그리고 정확하게 어떤 정보들을 찾아서 쓰거나 보관할 수 있도록 만들어진 개념이다라고 볼 수 있겠는데요. 자 이러한 정보관리는요 먼저 첫번째로 정보관리의 범위 및 기능을 먼저 살펴보도록 하겠습니다. 자 정보관리라고 하는 것은 먼저 정보계획 그리고 정보통제 그리고 정보처리 그리고 정보의 보관 및 제공으로 이루어집니다. 자 이렇게 4가지가 정보관리의 범위라고 볼 수가 있겠는데요. 말 그대로 정보계획이라고 하면은 정보관리를 추진하는 데 필요한 기본적인 계획을 세우는 것을 의미합니다. 그리고 정보통제는요 사무계획과 사무통제의 과정으로 이루어지는 것인데 이 정보통제를 어떻게 하느냐에 따라 정보관리의 경영적인 가치가 좌우된다라고 했죠. 정보통제의 과정을 잘 수립을 해 두셔야지 이후에 우리가 정보 사용하는 데 있어서 좀 더 효과적인 그러한 기능을 할 수 있다라는 얘기가 되겠구요. 자 정보처리는 정보관리의 실제 활동이다. 그래서 사무활동 그 자체라고 할 수 있다라고 했는데 말 그대로 우리가 주어진 정보를 가지고서 어떠한 특정한 데이터로 만들어내는 그러한 역할을 할 수가 있겠습니다. 자 그리고 정보의 보관 및 제공 그렇게 만들어진 또는 수집된 정보들을 적시에 제공하는 기능입니다. 그래서 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있도록 정보의 보관 및 제공 기능도 정보관리에 따른 기능이다. 라고 분류를 할 수가 있겠습니다. 자 이런 정보관리의 단계를 간략히 살펴보시면은 첫 번째로 정보의 수요를 파악을 해야 되겠죠. 그리고 수집계획을 수립하고 그리고 수집을 하게 됩니다. 자 이렇게 수집된 정보를 가공을 해서 이것을 평가하거나 또는 활용하는 데 쓰입니다. 그래서 이렇게 4단계가 정보관리 단계라고 볼 수 있겠는데 간단하기 때문에 기억을 좀 해 주세요. 정보 수요 파악하고 그리고 수집 및 수립 그리고 정보 가공을 하고 그리고 정보평가 및 활용을 한다라고 하는 4단계를 기억을 해 두시기 바랍니다. 자 이번에는 사무관리와 정보관리를 비교해 놓은 부분을 보실 텐데요. 사무관리와 정보관리라고 하면은 사무활동을 대상으로 하는 점은 같으나 관리 범위가 정보관리는 넓고 사무관리는 좁다라고 되어 있죠. 즉 정보관리가 좀 더 넓은 개념에서의 관리 측면이라고 볼 수 있겠는데요. 두 가지를 구분 지어서 보고 있습니다. 이 표를 보시고 여러분들이 정보관리와 사무관리에 대한 차이점을 잘 기억을 해 주시기 바랍니다. 첫 번째로 정보관리는요. 의사결정에 필요한 정보에 신속 정확한 제공을 하는 것이다 라고 되어 있는데요. 정보를 제공하는 것이 정보관리의 목적이라면은 지정된 데이터를 지정된 길 그리고 지정된 방법으로 작성해서 사무작업의 능력을 향상시키는 것이 바로 사무관리의 목적이다라고 볼 수 있겠습니다. 정보관리는 정보의 계획, 통제, 처리비 보관 그리고 제공의 재기능을 갖는 광범위하고 포괄적인 것이다 라고 되어 있는데 사무관리는 정보관리 내의 정보 통제 기능과 그리고 정보처리 기능만을 대상으로 하는 것이 범위의 차이점이 되겠습니다. 정보관리의 업무 내용은요. 경영정보시스템의 도입으로 데이터베이스를 구축하는 것이다. 그리고 조직의 재반기능 및 경영활동을 폭넓게 지원한다 라고 되어 있는데요. 전체적인 정보의 흐름과 어떠한 조직의 경영 전체에 대한 흐름을 제어하는 것이 바로 업무 내용이다 라고 한 정보관리 업무 내용이라고 한다면 사무관리의 업무 내용은 사무의 개선과 분석 그리고 사무의 기계화 즉 우리가 사물을 보는 동안에 일어나는 부분에 대해서만 국한되어 있습니다. 자 그래서 쉽게 얘기해서 우리가 정보관리라고 하면은 더 큰 의미에서 모든 데이터와 그리고 경영에 관한 전체적인 관리다 라고 한다면은 사무관리는 그 안에서 특정 어떤 사물을 진행을 하면서 이루어지는 부분에 대한 통제 부분들이 바로 사무관리다 라고 기억하시면 되겠습니다. 그래서 범위가 서로 다르다라는 차이점이 있겠죠. 자 이제 사무관리에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 현재 우리가 사무관리를 하기 위한 5단계는요. 먼저 문제인식하고 그리고 자료를 수집하고 그리고 가설의 공식화를 해서 가설을 검증을 합니다. 자 그런 다음에 업무의 해결책으로 적용을 한다라고 하는 것이 현대사무관리의 5단계다 라고 볼 수 있겠구요. 자 현대적 사무관리의 3S 방법이라고 나와 있는데요. 3가지 간단하게 외워두시면 되겠습니다. 사무관리 표준화 그리고 간소화 그리고 전문화 이 3가지를 현대적 사무관리의 방법이다 라고 규정을 짓고 있죠. 자 그리고 이번에는 테일러의 과학적 관리법에 대해서 잠깐 보도록 하겠습니다. 현대사무관리에서 우리가 테일러 시스템이라고 하는 관리 방식을 쓰게 되는데요. 이 테일러... 잠시만 여기서부터 다시 할게요. 자 그리고 현대적 사무관리의 기법으로 또 하나가 바로 테일러 시스템을 들 수가 있겠습니다. 자 그리고 네번째는 목표에 의한 관리. 목표에 의한 관리라고 하면은 일단은 조직의 공동목표가 일치하기 때문에 높은 수준의 욕구를 충족시킬 수 있다라고 하는 것의 이론적인 측면이 있겠구요. 목표는 측정 가능하고 실천 가능하며 구체적인 것이어야 한다라고 되어 있습니다. 그래서 이렇게 목표에 의한 관리 역시 현대적 사무관리의 예라고 볼 수가 있겠습니다. 자 그래서 현대적 사무관리의 4가지에 대해서 알아보셨는데요. 우리가 여기에서 기억하셔야 되는 부분이 사무관리라고 하는 것과 정보관리라고 하는 것에 대한 차이점과 각각의 특징에 대해서 잘 기억을 해주시면 되겠습니다. 자 이제 세번째로 경영정보관리체계에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 경영과 사무, 즉 사무에서 경영에 이르는 경로를 간략하게 보시면 되는데 사무에서 경영까지 가는 경로를 잠깐 보시면은 사무에서 자료, 정보, 의사결정을 통해서 경영으로 이루어집니다. 그래서 이 순서대로 기억을 잘 해두시구요. 경영은 의사결정의 흐름입니다. 의사결정에서는 정보가 필수적인 요소가 되겠죠. 즉 경영은 의사결정에 따른 흐름인데 의사결정을 하기 위해서는 정보가 반드시 필요하다. 그 정보는 자료를 가공해서 만들어지게 되겠죠. 그래서 이러한 순서대로 이루어진다 라고 하는 것을 표현을 하고 있습니다. 자 그러면 정보라고 하는 것은 무엇이냐? 정보라고 하는 것은 일단 정보와 보시면 일정한 의도를 가지고 정리해 놓은 자료집합이다 라고 되어있죠. 자 데이터와 정보가 서로 차이점이 있다고 하는 것은 많이 들어서 알고 계실 것 같아요. 자 데이터라고 하면 관찰이나 측정을 통해서 가공되지 않은 상태의 사실이나 결과값입니다. 그래서 어떠한 측정된 수치 데이터가 있을 때에 이를 내가 필요한 데이터로 의도해서 변경해 놓은 것이 바로 정보다 라고 보시면 되겠습니다. 그래서 정보는 이용자를 위해서 일정한 규칙에 따라 재배열되고, 유약하고, 삭제하는 행위를 거쳐야 한다. 가공되지 않은 것은 데이터, 가공된 것은 정보다 라고 기억을 하시면 되겠습니다. 두 번째로 경영정보시스템에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. 현대 경영환경과 사무에 대해서 간략한 정의를 보실 텐데요. 경영환경이라고 하면 기존 사업의 미래에 대한 정확한 판단과 더불어 신규 사업으로의 빠른 전환이 가능해야 한다라고 되어 있습니다. 경영환경은 기존에 있던 그 사업과 앞으로 우리가 해나가야 되는 사업에 대한 적절한 판단이 빨리 이루어져야 된다라고 하는 것을 특징으로 볼 수가 있겠구요. 그리고 의사결정이라고 하는 것은 전통적인 관리적 의사결정과 업무적인 의사결정도 함께 고려한 적절한 의사결정과 문제 해결이 요구됩니다. 현대 경영환경에서의 의사결정은 이러한 부분들을 필요로 하고 있습니다. 세번째로 안속보가 분류한 의사결정의 유형을 세 가지로 나누어서 보실 텐데요. 첫번째로 전략적 의사결정이라고 하면 기업의 내부 문제보다는 기업과 외부 환경과의 관계에 대한 의사결정으로 기업의 성격을 기본적으로 좌우하는 결정이다. 그래서 외부와 현재 기업과에 대한 문제를 결정을 하는 것이 바로 전략적 의사결정이 되겠구요. 관리적 의사결정은 주로 조직의 중간 경영층에서 전략과 운영 사이의 조정을 위한 의사결정을 말한다. 그래서 중간 관리층에서 조직에 대한 운영을 위한 관리적 의사결정이라고 볼 수 있겠습니다. 그리고 운영적 의사결정은 기업 현장에서 일어나는 생산, 판매 등의 구체적인 행위와 관련된 것입니다. 그래서 관리상의 지침이 설정된 후에 하나의 행동에 대한 의사결정이 합으로 이양될 수 있는 의사결정이다. 실제적으로 우리가 기업을 운영을 하면서 실제적인 업무에 대한 의사결정이 가장 가까운 것은 바로 운영적 의사결정이 되겠습니다. 마지막으로 경영정보시스템에 대해서 살펴보도록 하겠습니다. 경영정보시스템이라고 하는 것은 경영의사결정에 필요한 정보를 공급하기 위해서 다양한 공급원들로부터 자료를 통합할 수 있는 형식화된 컴퓨터정보시스템이다 라고 되어있는데요. 이 경영정보시스템은 기업의 전략, 계획, 조정, 관리, 운영 등의 결정을 보조하는 그런 시스템이 되겠습니다. 이런 경영정보시스템은 기업의 업무를 분석하고 그리고 경영을 진단하는 능력이다 라고 볼 수가 있겠는데요. 그래서 우리가 전체적으로 기업에 대한 의사결정을 할 때에 도움을 준 시스템이다 라고 볼 수가 있겠습니다. 이 경영정보시스템의 주요 형태는 기업구조에 따라서 피라미드로 구성이 되는데요. 살펴보시면 가장 먼저 거래처리 시스템이 가장 하위에 그리고 정보보호시스템, 의사결정지원시스템, 중약정보시스템으로 이루어져 있는데 이것들을 모두 다 우리가 경영정보시스템의 일종이다 라고 보시면 되겠습니다. 여기까지 해서 우리 경영정보시스템까지 다 살펴 보셨는데요. 사무관리와 그리고 경영정보에 관련된 부분들 두 가지 비교를 하셔서 잘 기억을 해 두시고요. 이번 장에서는 특별하게 꼭 어렵게 여러분들이 이해를 하셔야 되거나 시험이 꼭 나오기 때문에 외우셔야 되는 부분보다는 전체적으로 그 정보와 그리고 경영과 이런 것들에 대한 개념적인 이해가 필요한 부분이 많습니다. 그래서 한 번 더 쭉 살펴보시면서 전체적으로 흐름을 이해를 하면 시험에 많이 도움이 되실 것 같습니다. 이번 시간은 여기까지 하고 마치겠습니다. 수고하셨습니다.