教你如何向領導彙報工作 (全12集) 強烈推薦 P7 - 第6課-書面彙報：這樣發郵件、微信、ppt的人，不升職都難

大家好 我是賀佳 騰訊國信證券多家企業的高管辭教 也曾經爲長江商學院CEO師班講過課 現在是新媒體公司的股東 投資了多家自媒體 歡迎大家來到充電大課堂 今天呢 我要給大家講的是書面彙報的一些技巧和套路 大家如果掌握了這一些發微信發郵件 以及說寫PPT的這種套路的話 你想不升職都難 這些書面彙報的形式 大家日常的工作當中會用的比較多 但是大家是不是真的會呢 我接下來就會教大家一些套路 幫你們更好的搞定你們的老闆 特別是用這種書面彙報的形式 我們先來看微信匯報的套路 現在是一個移動互聯網的時代 每個人都會有這種在微信上跟老闆聊工作的經歷 對吧 那很多公司都拉了三到五個工作群 方便大家的日常工作交流 其實有的時候你會發現 在微信裏溝通工作 這是一件不可避免的事情 原因就在於說 我們一天可能有七八個小時都在微信上 那老闆想要跟你在微信上去佈置一些工作 你在微信上跟老闆反饋工作的一些進展 這些事情都是很自然而然的 那微信裏的彙報一般有哪幾種場景呢 我自己做了一下分析 主要有以下這三種場景 第一種就是你要去請求老闆的審批 公司內的某個流程需要老闆去同意 那老闆的這個郵件或者電腦沒有辦法打開 這個時候你就至少先要在微信上徵求他的同意 比如說像公司的一些文件的發送 微信的圖文的推送 要對外正式發佈 那你的老闆可能要同意 那這個時候你可以通過微信跟他去溝通 請求他的同意 他說好了之後 你就可以正式發佈了 那第二種在微信裏彙報的場景是什麼呢 就是彙報進度 比如說一些外勤的銷售人員 他每天都是要去打卡的 那當然打卡的有一種方式 就是微信裏文字記錄和地圖定位的方式 去告訴老闆我今天拜訪了哪幾家客戶 這家客戶最近有什麼需求 他們有沒有一些下一步的一些商業計劃 然後對於我們公司而言 可能是一些業務機會的 第三種彙報的場景講的是請求決策 或者是讓老闆給你去解決一些重點問題的答疑 舉個簡單的例子 比如說公司新來了一個程序員 他有個bug不會搞定 那這個bug涉及到了數據庫和新的一個安全漏洞 這個安全漏洞是一個零的 就是說大部分了還沒有發現的安全漏洞 在處理方式上 這個新的程序員有些拿不準 他就想到要通過微信 去跟這個公司的老員工 或者是總監去請教這個問題怎麼解決 老闆雖然不在公司 但是他更有經驗 他可以遠程的去給你一些解答或者是回覆 以前有一個學員跟我去抱怨 說爲什麼自己跟老闆發微信 老闆都不回他 我就問他你是怎麼跟老闆發微信的 他是這麼說的 老闆你好 最近我拜訪了公司的客戶A 他們對我們意見很大 說上一批貨發的不及時 倉庫那幫順子真是太差勁了 總是扯我們後腿 我是這麼跟他講的 你之前這樣發微信 老闆不回覆你的原因是有幾個點的 第一個點是你沒有明確 需要他接受的事情是什麼 你是想要去投訴倉庫呢 還是想要說明客戶A 接下來要多去維繫一下 多去走動一下 沒有被你調查或者去深挖這個原因 倉庫發貨慢的原因 你有沒有調查 是雙11這樣的這個整體的不可抗力 還是設備的問題 還是倉庫的工作人員 他們的工作態度有問題 第三呢 你用了一個很負面的表述 你要知道老闆是不可能一起跟你吐槽的 在一個公司裏面大多數時候 我們還是要積極的向上彙報 既要指出問題 又要積極的想出問題的解決思路 而不是等着老闆來替你解決問題 這樣是不對的 微信匯報工作一定要講清楚這幾點 第一背景 第二代辦事項 第三是時間要求 第四是責任人 比如說你把你之前的這個彙報稍微改一下的話 它效果會挺不一樣的 老闆你好 我最近拜訪了公司客戶A 他對我們的意見很大 說上一批貨發的不及時 我調查了一下 發貨不及時的主要原因是 最近公司的訂單增長了200% 倉庫的人手還是之前那三到五個 你能不能幫忙給管倉庫的 這個部門負責人溝通一下 讓他們優先保證我們重點客戶A 他的這個發貨率 因爲我們今年的這個銷售同學還準備在客戶A上做 5000萬的業績呢 對吧 那你看這樣去彙報 老闆回覆你的概率就會大了好幾倍 原因是什麼呢 我來給你分析一下 首先第一塊 你講清楚了 爲什麼需要老闆關注 需要他關注的原因就是 你的老闆他也是要爲業績負責的 所以呢 你的這個理由 你的老闆一定能夠get到 就是這個客戶跟業績有關 所以需要他的關注和支持 第二呢 講清楚了需要他決策的事情是什麼 需要他做的事情是跟管倉庫的部門負責人溝通 保證我們的重點客戶A的發貨及時率 同時呢 也講清楚了你調查的問題的原因 你調查的問題原因是公司訂單最近增長了200% 倉庫的人手沒有增加 還是三五個人 你換一種方式去發微信 老闆回覆你的概率就大了很多 原因是什麼呢 原因就是因爲你講清楚了 爲什麼需要他關注這件事 需要他決策的事情是什麼 你分析的問題的原因是什麼 老闆一清二楚 他爲什麼要關注 他需要做什麼決策 他就能夠很快地給你提供你所想要的支持和幫助 那第二塊我會跟大家講一講 怎麼樣去做郵件彙報的一些套路 我們要知道啊 郵件彙報其實更多是在存一些記錄 它也是代表了企業裏面一種相對正式的溝通形式 有着一種存檔的含義 在外企 民企和國企裏面是有着各自的郵件文化的 舉個簡單的例子 我的朋友L先生總結了一個傳播模型 它有這麼兩部分 第一部分是單向的傳播路徑 第二塊是反饋環節 你會發現僅僅用單向傳播的話 至少有三個環節可能造成信息的扭曲 這圖裏面的一二三 從A心裏所想的 到他說出口的 再到B聽到的 到B所理解的 很多地方都會有出現誤差的地方 那最簡單的辦法是什麼 是增加一個反饋環節 讓A知道B所理解的信息 跟A心裏所想的內容是基本一致的 最簡單的反饋就是用自己的話 概括和複述一遍對方給你的信息 所以我的這個朋友L先生 他在日常的工作裏面 每交代完一個任務 都會要求對方用最簡單的話去概括 我要你做什麼 爲什麼要做這個事情 你需要怎麼去做這個事情 同樣的一場會議開下來 每個人被分配到了自己的任務 在會議結束前 一定要讓這些人站起來 用簡單的一句話講一講 我要做什麼 小姐工作的時候也要養成這種習慣 對方跟你說了什麼 記下來之後立即要求他複述一遍 你來講給我聽 我看一下你說的對不對 通過減速要點的這種方式 可以讓雙方快速建立共識 這個模型也一樣 可以應用在彙報的郵件領域 我們會得到彙報郵件的三要素 一我要老闆做什麼 二爲什麼要做這個事情 三需要對方怎麼去做 比如說我希望對方的老闆 能夠在最近的一個月裏面 給我們增加一百萬的預算 原因就在於說 我們現在在特定的一個社區裏面 投放的效果很好 一百萬的投放 大概能帶來三百萬左右的彙報 那我希望老闆能夠在最近一週 完成這筆預算的申請 在下一週把這筆預算申請到賬 這樣的話我們就能夠趕上 四月初的一個大的促銷 最後這部分的業績會體現在我們四到五月 甚至於說整個上半年的這個年報裏面 我們的業績會很好看 所以說你會發現 當你在你的日常郵件裏面 加上了這樣的一個三要素 就是你需要老闆做什麼 爲什麼要做這件事 希望對方怎麼做 包括時間和方式上的要求 你的整個郵件的溝通效率就會比較高 先講意義 再講問題 再講怎麼做 這個也是我們在大公司裏面發郵件 一個通常會用的一個套路 那另外一塊還要跟大家講一講 郵件彙報的一些注意事項 主要有這麼幾個點 主要有以下八點 第一呢 不要越積發郵件 有些職場新聞對自己的老闆不滿意 就會向老闆的老闆去發郵件告狀 在我看來這種行爲就跟自殺一樣的 你的老闆的老闆把郵件轉給了你的老闆 你就等着被開除吧 你懂吧 因爲你的老闆的老闆 他還是要維繫一下自己下屬的權威的 所以呢 你告狀成功的概率約等於零 第二款 不要在郵件中聊跟工作沒有關係的事情 工作郵箱就是給大家用來解決工作上的問題的 工作郵箱裏面你發的所有的郵件都是存檔的 有的時候你看同事不爽 非要發封郵件去吐槽對方 被有心人轉給了對方或者大老闆就夠你喝一壺 這種事我以前待過的國有銀行裏面就經常發生 吐槽別人這個人最後就受到了處分 第三呢 就不要去轉發一些不該轉發的郵件 有的時候同事的郵件是寫給你的團隊內部看的 你轉給了一些相關的外部部門 就會引發部門和部門之間的衝突 這個時候你就成爲了一個隨時可能被犧牲的導火索 你的處境就很危險 第四塊呢 就是發送郵件的時候 不要忘記正確的超送 當你發了一封郵件給兄弟團隊的同學 希望他配合你去做一個工作 你需要在郵件裏面明確自己對於對方的期望 以及對對方時間上的要求 一定不要忘記超送給你的老闆和對方的老闆 因爲你們在忙的是公司的項目 不是你個人的項目 不要讓兄弟部門的同學有種在給你幹黑活的這種感覺 當然你要發郵件表揚對方 也一定要超送對方的老闆 兄弟部門下次配合起來也會更有勁一些 真的啊 如果大家在大公司裏面去工作的話 你會發現超送對方老闆 對於你去提醒對方及時完成這個工作 以及說表揚對方 讓下次對方配合你的這個效率能夠更高 都是很有必要的 第五塊呢 就是不要讓email徹底替代界面和電話 發郵件很方便 而且可以進一步溝通 但是日常溝通裏面沒有什麼比面對面的溝通更能建立起兩個人的信任 對方對你越重要 比如說是你的客戶啊 老闆啊日常溝通可以通過微信和郵件完成 但是不要忘記該面對面的時候還是要定期見個面 第六塊呢 就是當你去發送郵件的時候 你需要記得保存好發送郵件的證據 有的時候呢 你跟兄弟部門有一些分歧 或者是有一些問題的時候 你是需要把這個郵件翻出來去跟對方打官司的 這種事情呢 在大企業裏面也經常見到 第七塊呢 是用email讓老闆看到你的努力 比如說你的工作辛辛苦苦幹到晚上十點或者十一點 你可以明天早上發 也可以現在發 我的建議就是現在發 因爲你是加班的時間發出去的 老闆看這封郵件發出來的時間就知道你加班了 雖然這是一個小的點啊 但是真的你讓你的老闆看到你的成績和看到你的努力是同樣重要的 比起你的努力本身來說 那第八點講的是email的發送時間也很重要 你要挑大家經常會看郵件的時候 比如說你一早七八點鐘給大家發郵件 每個人都有一早到公司先看郵件的習慣嘛 你這個郵件會得到更及時的回覆和處理 那你下班的時候發郵件呢 其實這種郵件最好是總結性的 把你們前面的會議的討論或者一天的工作的總結 小節性的發給對方 對方在第二天一早也可以看到 那第四塊會跟大家講一講怎麼樣去做PPT的彙報和展示 前面已經給大家講過很多跟老闆彙報的套路 我們這一節課呢 主要就講一講PPT彙報裏面一些重要的設計技巧吧 這裏面重點給大家講彙報PPT的八個設計技巧 第一件事呢 叫做一頁只講一件事 我是見過那種五十多歲的院士的PPT啊 一頁PPT裏面放了五百個字 然後有七種顏色 那種畫面你能想象得到嗎 簡直太美不敢看 所以特別建議大家一頁PPT只放一件事情 這也是爲了讓你的聽衆能夠把注意力集中在當下 你所講的這件事情 當他已經認可了你的觀點之後 你再給他提供下一個新的觀點 他也更容易接受 第二個小的關於PPT設計的技巧叫做視覺化 我們在整個演講的過程當中 最好是可以藉助像PPT這樣一些視覺輔助工具 來豐富你的多樣化的呈現的形式 我認識了一位強調商學院的教授 他就用了一個對比海軍和海盜來講 規範化的大企業和創新的小企業之間的差異 對於那些已經規範化的大企業而言 他們就像海軍一樣 特別的有組織 但是缺少創新 對於那些創新能力很強的小組織 就像海盜一樣 很有魅力 敢於冒險 我們如果用兩個圖標做一個對比的話 比如說一個海軍的圖標和一個海盜的圖標 這種對比就會很直觀 而且很明顯 聽衆不需要腦子想太多 就能夠知道這兩者之間的差異 第三塊講的是什麼呢 是你的列表不要超過七點 列表是我們在PPT裏面用來去列出一個事項下 涉及的要素用的一個形式 叫做列表 對於我們大腦的記憶點而言 我們一般能夠記得住的 就是我們的短時記憶能夠記得住的 也就七個點 你會說我要講的內容有十二個點怎麼辦 我會給你提一個建議 就是把這些點分成有四件事情是演講前需要注意的 四件事情是需要演講中注意的 還有四件事情是需要演講後注意的 那這樣的話 聽衆就能夠把你的十二個點分成三個階段來理解 他就更好理解 由於我們的短時記憶能夠記住的要素只有七個點 所以大家在用列表去列一些事情的時候 最好也不要超過七個點 我自己更喜歡的是五個點或者三個點 你會發現三這個數字是有魔力的 大多數人對於說我今天只講三件事情 他是特別能夠接受 而且特別能夠提升他的注意力的 因爲他覺得三這個事情不會太少 因爲已經能夠形成一篇完整的文章或者一篇內容 但是他也不會太多 像五個點或者七個點一樣的 讓聽衆覺得有一些煩 那第四塊大家在做彙報PPT的時候 需要注意的點 就是使用一些高清的圖片 我自己會見到有一些人從百度上搜索出來的圖片 放在PPT上 這些圖片既不美觀 往往會很模糊 同時他還會有版權方面的問題 那這個時候我會推薦大家用一些外國的高清圖片的分享的網站 他們沒有版權要求 也不用像CC一樣的著名作者的出處 也就是說你可以授權使用這些圖片 不需要著名出處 也不需要付費 這些網站裏面最有名的幾個 就包括說像unsplash pixbay這樣的一些網站 我自己的那個微信公衆號的圖文的配圖 基本上都在這幾個網站裏面找的 你會發現圖片的這個高清和圖片的版權 這兩個問題隨着你的演講的內容影響力越大 他的問題的重要性也是越重要的 大家千萬別把這個事情不當一回事 因爲你以後可能會爲這個事情付出一個很高的代價 我們再來看PPT設計的另外一個要點 PPT設計另外的一個要點就是對齊 我們人類天生對於對齊的東西會有一種美感 比如說你看我這個圖片裏面 文字和圖標做一個對齊 我自己看着就很舒服 如果我把它不對齊 把它都很參差地排在一起 你就會感覺特別的混亂 也會影響到你對於我的整體呈現內容的 這個集中注意力的這個過程 也會有一定的不好的影響 那第六塊需要大家注意的呢 其實是字體的這一塊 我會特別建議大家在PPT裏面 不要使用超過三種以上字體 PPT裏面的內容的字體大小和那個形式 本身也是對於這個內容的重要性的一種標識 對於很多聽衆而言 他可以知道最大的那種是你的標題 正常的是正文 黑色小字加粗的是一種註釋 聽衆一看你字體的樣式 就知道這個點的重要性是怎麼樣的 那這樣的話也是大大節省了聽衆的時間 而且他看你的課程或者看你的這個講稿 就特別的沒有這個精神上的負擔 因爲特別好理解吧 你會發現喬布斯在這點上做的就很厲害 他的這個字體是特別統一的 而且對於聽衆理解起來 基本上沒有什麼需要動太多腦子的地方 第七塊需要提醒大家注意的是配色 配色呢 我一般會建議大家用相似的色系 或者是對比的色系 這個也是大家經常會忽略的 他們會覺得配色不重要 但是我要跟你講一個PPT的美感裏面 配色的重要性至少佔到三分之一 那如果你對於配色有一些更高的要求的話 你可以登錄我這裏的這個網址 叫www.配色.net 斜槓tools.web.com 你會發現這個網站裏面 它有很多這個色盤的工具 或者你乾脆找一個專業的設計師 給你的這個PPT做顏色的搭配也是可以的 好 第八個點需要提醒大家的 關於彙報的PPT的事情是叫做 每30秒到一分鐘一頁PPT 你會發現很多人會三五分鐘都不換一頁PPT 但是這會有問題 原因就在於聽衆看一頁PPT 連續三五頁都不變的話 他會有一個審美的疲勞 我的建議是 你是至少每一分鐘要有一頁新的PPT 這樣的話 當你的內容開始有一些變化 聽衆開始要走神的注意力 又會被你拉回到你的內容上來 這樣的話 全程演講講下來 聽衆的注意力是始終保持在一個較高的水平上的 我們可以看一些不錯的PPT的案例 比如說LBNB的融資的商業計劃書 我們可以看一下這裏面的第二頁 你會發現這裏面突出的 其實就是一個問題 我們要解決的痛點是什麼 價格是一方面 同時第二塊是酒店 讓你脫離了消費的城市的文化 第三塊現有的方式不夠簡便 所以LBNB解決了三個問題 第一個是價格的問題 第二個是和當地文化融入的問題 第三塊是怎麼樣方便客戶的問題 所以你會發現他整頁裏面講的點只有三個 雖然有中文有英文 但是他的要點不會太多 我們看第三頁 第三頁他講的是解決方案 他解決方案就是我用一個平臺 讓用戶去把多餘的房間租給租客 給客戶提供的好處有三個 一個是房客省錢 第二個是房東省錢 第三塊你可以體驗到文化 你會發現這麼一個複雜的商業模式 他也是能夠用短短的幾句話給講清楚的 所以你的演講內容也同樣不應該太複雜 哪怕你的商業模式本身有一定的複雜度 那他在第四頁講的是市場的驗證 有多少萬用戶已經來到了這個網站裏了 那包括一些數據 我們的演講裏面一樣也要引入一些數據 來豐富我們這個演講的內容 所以這是我們的第四塊的內容 就是PPT的彙報怎麼做 你要足夠的簡潔 列表的像素不要太多 字體不要超過三個 多用一些圖標和一些高清的圖片 記得要把這些圖片做一個對齊 一頁只講一件事情 就是我們在PPT彙報裏這一塊所需要注意的內容 那最後一塊 我會給大家介紹一個很有利的工具 是用來大家在做會議記錄或者是PPT 包括寫郵件的過程當中 可以參考的一個很好的溝通的模式 這個東西叫一頁紙備忘錄 它最早的來源是保潔公司的一頁紙的備忘錄 這是整個保潔公司裏的一個企業文化 它會要求所有的員工對於會議也好 或者對於郵件也好 必須要把這個彙報的內容控制在一頁以內 最早來自於說保潔的總裁理查德·德普雷 他的這個個人的習慣 他是特別厭惡那種超過一頁的這種冗長的備忘錄的 他看到了這種冗長的 就會附上一個紙條 要求對方去把這個東西簡化成他所需要的一頁的PPT 那彙報到位的東西呢 就能夠剔除掉很多多餘無關和不必要的內容 只留下非說不可非用不行的東西 這有幾個好處 第一塊呢 你可以用這樣的一頁紙的備忘錄來幫助你去整理思路 把一個問題想清楚 寫的過程呢 也會讓你變得更加的理智 白紙黑字能夠讓你去督促自己把這個寫下來的任務完成 讓你也不會說謊 原因在於說你的這個備忘錄別人是看得到的 工作總結裏面的這個水分也會減少 那傳播的更加廣泛 因爲這個一頁紙的備忘錄 它可以隨着互聯網的存在而去共享 保存的也更長久 那還有一個就是隨着時間的積累 這種經驗能夠積累和得到固化 你看下屬寫的東西呢 也會比聽下屬說話更節省時間 信息的發出方和接受方 可以在不同的時間裏面去進行一個異步的交流 我們來看一個例子 這就是保潔公司裏面一頁彙報的一個結構 首先呢 是相關信息 這個信息是從哪發給哪的 就是來自於誰發給誰 日期是什麼時候 比如說是要開發一款新產品 是由產品研發部給到市場部的 那標題就是一句話來講明這個內容 就是關於研發新產品的溝通 那這個主要內容講就是說 現在年輕用戶的興起 他們對於洗髮水有着新的要求 他們更希望這種適合年輕人的產品能夠有所出現 那總結就是什麼呢 我們現在準備去拉一票網紅 跟我們的實驗室的團隊一起去做這個事情 研發更適合年輕人的這個產品出來 那第五塊的背景資料就是 一些關於現在互聯網流行的趨勢 一些關於年輕人使用洗髮水的一些調研的數據 那第六塊是一個主要的內容 第七塊就是原因總結經驗教訓 包括說一些計劃 這裏面比如說就是 我們在跟這些年輕網紅的調研的過程當中 發現了一些很有意思的現象 他們對於去屑的感覺可能不是特別的好 他們更喜歡的是全面的護理 更喜歡的是一種清爽的感覺 那接下來下一步我們就會圍繞着這種全面護理 和清爽的感覺去做一些新產品的研發 那最後就是大家去簽名 你就會發現 當你真的在工作裏面用上了保潔的這種 一頁紙備忘錄的這種結構 真的是可以提高大家的日常溝通效率的 因爲最重要的事情已經都寫在這個裏面了 而且對於大家而言能夠很快速的知道 當下最重要以及說需要他去做的工作是什麼 包括說下一步的計劃需要的資源 所以說呢 有一句話是說的沒錯的 誰經常向我彙報工作 誰就在努力工作 相反 誰不經常彙報工作 誰就沒有努力工作 那我們一起來看一下我們第六節課的小結 在微信的彙報裏面呢 你要給老闆選擇 他主要的場景是請求審批 彙報進度 請求決策 重要的都是要給老闆選擇 那郵件彙報 它的重點是要有一個存檔 你希望老闆做什麼 爲什麼要老闆做這件事情 希望對方在什麼時間之內用什麼樣的方式去做 這個是你要講清楚的 PPT對彙報側重於展示 一頁只講一件事 那多用圖標多用圖表少用文字 保潔的一頁紙備忘錄有這麼幾個好處 第一呢 能夠幫助我們去整理思路 第二塊呢 可以方便我們日後去跟進工作的進度 第三塊呢 是節省我們的一個溝通的時間 第四塊 它是支持異步溝通 不需要雙方同時在線 還是那句特別經典的話 誰經常向我彙報工作 誰就努力工作 相反誰不經常彙報工作 誰就沒有努力工作 我們很多同學會覺得這句話好像聽起來有一些搞 但我要跟你講 很多老闆他們真實的內心想法就是這樣的 所以大家要多用好微信郵件和PPT來做一些 非正式和正式的彙報 讓你的老闆知道你當下在忙什麼 下一節課呢 我會告訴大家如何去進行進度過程當中的彙報 比如說立項啊 一些項目的里程碑啊 你的項目有了一些進展之後 怎麼樣去跟老闆彙報 對於你自己而言是最有利的 好的 謝謝大家