E-Rechnung: Pflicht ab 2025! DAS musst du jetzt als Selbstständiger wissen

die e-rechnungspflicht tritt am 1 Januar 2025 in Kraft wer jetzt denkt ich erstelle doch schon lange meine Rechnungen im PDF-Format den muss ich leider enttäuschen erstmalig hat der Gesetzgeber jetzt definiert wie eine elektronische Rechnung aufgebaut und strukturiert sein muss und genau das ein Rechnung im normalen PDF-Format reicht in Zukunft leider nicht mehr aus ob dein Unternehmen betroffen ist wann du etwas ändern musst und vor allem was es genau mits sich bringt für dich und dein Unternehmen das erkläre ich dir in diesem Video wir gehen gemeinsam ganz in Ruhe durch warum das überhaupt ist welche Vorteile es auch für dich mit sich bringt wie du elektronische Rechnungen empfangen und auch erstellen kannst in den häufigsten Formaten und das Ganze vor allem praxisnah mein Versprechen ist also kaum theoretisches Blabla wirklich nur das notwendige Minimum praxisrelevant in kurzer Zeit damit du in wenig Minuten dieses Thema hinter dich bringen kannst und dich dann letztenendes wieder voll auf dein Geschäft konzentrieren kannst ich würde sagen wir starten direkt rein mit der ersten großen Frage und zwar was habe ich denn davon welche Vorteile hat das Ganze für dich und dein Unternehmen das schöne ist du musst in Zukunft wenn du eine E-Rechnung bekommst die die entsprechend und nachfolgend genannten Kriterien erfüllt dann musst Du nie wieder abtippen du kannst die Dateien einfach in dein Rechnungsprogramm reinziehen automatisch verarbeiten lassen und hast sofort für die Buchhaltung und verbuchhaltung alles automatisiert und kannst auch sofort mit wenigen Klicks überweisen also auch auf deiner Seite eine mögliche Zeit ersparen ist die ist meiner Meinung nach rechtfertigt sich hier ganz kurz mit zu beschäftigen soweit so gut ich würde sagen wir Zoomen noch mal ganz kurz raus worum es hier eigentlich geht und zwar basiert das ganze Theater auf einer EU-Initiative die letzttenendes zum Ziel hat die Bürokratie abzubauen bzw auch die Effizienz in Unternehmen zu erhöhen vor allem im Bereich Buchhaltung den Grundstein zu legen für mehr Automatisierung und mehr Effizienz das ganze wird durch verschiedene Gesetze in die ja nationalen Gesetze der einzelnen Länder umgesetzt bei uns in Deutschland ist das hauptsächlich das wachstumschancengesetz und ganz konkret heißt das für uns in Deutschland der Gesetzgeber möchte dass Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt übermittelt und empfangen wirdische Verarbeitung ermöglicht und die Anforderungen der EU-Norm en16931 erfüllt genau diesen Katalog musste ich ablesen weil die Zahl kann sich niemand merken brauchst du dir auch nicht merken nur dass du weißt wo es steht wenn du es nachlesen möchtest ganz konkret haben sich hier bei uns jetzt zwei Standards etabliert das eine ist die sogenannte xrechnung und das andere ist der zugpferdstandard Zugpferd ist eigentlich eine ziemlich lustige Abkürzung die gar mit dem Tier zu tun hat aber passt trotzdem so ein bisschen zu dem Bild dass man hier elektronisch mal so ein bisschen vorwärts kommen möchte was die Abkürzung bedeutet blende ich euch h einfach mal ein ganz kurz zum Hintergrund die xrechnung ist letztenendes eine XML Datei und die ist eigentlich nur noch für Maschinen lesbar außer ihr seid vielleicht Programmierer oder sehr Code affin ich blende Euch hier auch mal so eine Beispieldatei ein wie sowas aussehen kann ihr seht aber schon so richtig praktisch ist das nichts wenn euch jetzt euer Handwerker z.B so eine Rechnung senden würde wüsstet ihr gar nicht was hat er mir berechnet wie viel soll ich bezahl zahlen und wo soll's hin das kann dann nur noch die Maschine lesen um genau dieses Problem zu lösen gibt es ja den zugfährt standandard wo eigentlich beides kombiniert wird einmal dieses maschinenlesbare XML Format womit der Computer wirklich was anfangen kann aber für den Menschen der das ganze bearbeiten muss ist einfach mit in diesem Bundle dabei noch ein pdfdkument was ganz normal lesbar ist wo die Adresse drauf steht die einzelnen Artikelposition umsatzsteuerschlüssel und was ihr auch sonst noch so auf normalen Rechnungen findet stellt euch das also wie ein PDF mit einem Anhang für euren Computer vor eigentlich ziemlich einfach und eigentlich auch ganz praktisch wie ich finde und ja falls du sagst mensch das war mir jetzt ein bisschen viel oder ich möchte noch ein bisschen mehr wissen es gibt dazu übrigens ein komplett kostenloses ebook von unserem heutigen Partner sefdesk das verlinke ich dir noch mal hier unten drunter da sind alle Rechte Pflichten diese ganzen Details zu den einzelnen Standards und so weiter noch mal ein bisschen mehr Tiefe drin und da kannst du einfach dich kostenlos durchlesen noch mal durchklicken wenn du sagst Mensch das Video habe ich in kurzer Zeit wieder vergessen dann findest du das wie gesagt in der Beschreibung verlinkt komplett kostenfrei ohne Haken oder irgend was guckst dir gerne einfach an dann ist die nächste große Frage ab wann gilt denn das ganze 1 Januar 2025 ist der Startschuss aber keine Sorge du musst nicht am 1 Januar alles fertig haben sondern wir gehen jetzt gleich durch in welchem Zeitabstand wer zu was verpflichtet ist und zwar ist genau das die nächste Frage wer ist zu was verpflichtet fangen wir mal mit dem einfachen Teil an und zwar dem Empfang von e-Rechnungen dazu sind tatsächlich alle Unternehmen ab dem 1 Januar 25 verpflichtet aber keine Panik falls du das noch nicht vorbereitet hast es ist halb so wild wie es klingt und zwar zum Empfang berechtigt bzw ermächtigt bist du indem du eine E-Mailadresse besitzt ja richtig gehört genau das was du dir mal 1998 bei gmx web.de oder Tier online oder sonst wo erstellt hast genau das reicht tatsächlich aus um e-Rechnungen zu empfangen sobald dein Unternehmen eine E-Mailadresse hat ist es dazu in der Lage e-Rechnungen zu empfangen soweit so gut das ist natürlich nicht der allerbequemste Weg ihr hab vorhin schon gehört man kann das automatis verarbeiten und das geht mit verschiedensten Buchhaltungsprogrammen nah zuu jeder Anbieter kann das mittlerweile jetzt gerade zur Beginn der umstellungsfrist sozusagen haben fast alle ihre Hausaufgaben fertig sodass du dann einfach in dein bereits bestehendes Buchhaltungsprogramm diese Rechnungen einfach importieren kannst entweder durch Upload per E-Mail oder auf dem normalen Weg wie du sonst die Belege in dein System hereinbekommst und genau das funktioniert auch für den Empfang also ich denke die meisten Zuschauer hier können einen Haken hinter den Empfang von E-Rechnung machen jetzt kommen wir zum nächst größeren Punkt und zwar zum Erstellen von e-Rechnungen da würde ich mich jetzt ausschließlich auf die zwei ebenenannten Formate beschränken einmal xrechnung und einmal das zugperrdformat weil die einfach für uns am relevantesten sind aber vorher noch mal zur Frage wer ist überhaupt dazu verpflichtet und das ist jetzt wirklich spannend und wird wahrscheinlich beim ein oder anderen für Entspannung sorgen also erstmal geht's hier nur um B2B Transaktion das heißt Geschäfte von einem Unternehmen zum anderen wenn du nur an Privatpersonen Rechnung versendest dann kannst du ja an der Stelle durch durchatmen hier gibt es derzeit nichts am Horizont keine Verpflichtung deine Rechnungsstellung zu ändern hier musst Du nichts tun wenn du an andere Unternehmen Rechnung versendest dann bist Du tatsächlich dazu verpflichtet das schöne ist es gibt aber erstmal eine Übergangsfrist und zwar bis Ende 2026 kannst du auch nicht korrekte oder sogar Papierrechnung noch an andere Unternehmen senden wenn der Empfänger damit einverstanden ist also das bringt hier hier schon mal eine gewisse Übergangsfrist eine wirklich harte Deadline ist dann erst der 1 Januar 27 und da müssen Unternehmen die mehr als 800 000 € Jahresumsatz erwirtschaften ausschließlich erechnungen an andere Unternehmen schreiben das heißt das komplette Jahr 2025 und 26 ist noch eine Übergangsfrist und hier kannst du dich ein bisschen entspannen trotzdem würde ich mich jetzt schon mal um die Umstellung kümmern dann habt ihr es einfach vom Tisch und erledigt auch wenn du ja unter 800.000 € Umsatz erwirtschaft ist das heißt sämtliche Kleinunternehmer auch nebenberuflich tätige und so weiter die sind dann erst ab dem 1 Januar 20 28 dazu verpflichtet 100prozentig e-Rechnungen zu versenden an andere Unternehmen natürlich wie immer im Bereich Steuerrecht gibt es auch ein paar Ausnahmen das sind zum einen kleinbetragsrechnung kurzer Reminder zu unserem anderen rechnungstellungsvideo das verlinke ich dir ebenfalls noch mal oben in der infocart Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen unter 250 € brutto das heißt inklusive der Umsatzsteuer nicht mehr als 250 € die müssen auch nicht als E-Rechnung ausgestellt sein denn das sind z.B ganz Huf Kassenbon Quittung die man so beim Bäcker oder sonst wo bekommt das wäre tatsächlich wenn ich als Geschäftsmann Kuchen für meine Geschäftspartner hole müssten die mir theoretisch eine E-Rechnung stellen wäre totaler Wahnsinn und gar nicht machbar deswegen hat man gesagt Kleinbetragsrechnungen sind ausgenommen dann sind Fahrausweise Bustickets und so weiter die sind ebenfalls ausgenommen dann gibt es noch eine ganz ganz lange Liste an steuerfreien Transaktionen die sind im paragraph 4 Nummer 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes definiert da sind wirklich verschiedenste Sachen drin ganz häufig Dinge im Bereich des sozialen Gesetzbuchs aber auch sowas wie Krankentransporte ganz viele medizinische Themen schaut da gerne mal durch ich denke die meisten von euch werden dann nicht betroffen sein aber wer auf der Suche nach einem Schlupfloch ist der kann da sich in der langen Liste einfach mal durchfühlen und natürlich Rechnungstellung an Privatpersonen hat mir eben schon erwähnt trotzdem noch mal im Bereich der Ausnahmen hinzugefügt soweit so gut wenn du jetzt erkannt hast okay in diese Ausnahmen Fall ich leider nicht rein ich muss früher oder später e-Rechnungen erstellen dann kommen wir jetzt mal genau zu dieser Frage wie man e-Rechnungen erstellen kann das ganze natürlich möglichst günstig effizient ohne großes primorium und da gibt's eigentlich drei Varianten wovon zwei wirklich relevant für viele sind die erste Variante ist komplett kostenlos da gibt's einen e-rechnungsgenerator den ich dir hier unten drunter verlinke da trägst du einfach deine Stammdaten ein von deinem Unternehmen die Daten deines Kunden die gelieferten Waren bzw erbrachten Dienstleistungen und alles was du sonst auch auf eine normale Rechnung schreibst und kannst das ganze dann kostenlos exportieren in dem von Dir gewünschten Format welches Format du dir wünscht da gehen wir gleich noch mal drauf ein das ist die Variante 1 wie gesagt komplett kostenlos das sehe ich als großen Vorteil als Nachteil sollte man wissen dass man jedes Mal die eigenen Daten eintragen muss jedes Mal die Kundendaten eintragen muss selber irgendwie einen Überblick behalten muss welche Rechnungsnummern habe ich schon verwendet dann den Zahlungsstatus manuell überprüfen und das Ganze ist relativ fehleranfällig und um die Archivierung muss man sich übrigens auch noch selber kümmern kann man machen vor allem wenn man wenig Rechnung stellt oder ganz zu Beginn okay halte ich für vertretbar aber empfehlen würde ich es nicht die zweite Variante würde ich hing sehr empfehlen und zwar dass man einfach über ein Rechnungs oder Buchhaltungsprogramm arbeitet das kostet nicht die Welt und da würde ich sagen ja kann man sich einfach mal umschauen was zum eigenen Unternehmen passt einfach mal ein paar Lösungen ausprobieren ich selber nutze sfdesk in meinen Unternehmen in fast allen und ja wie gesagt man kann das kostenfrei testen über den Link in der Beschreibung bekommst du 14 Tage komplett unverbindlichen Test das heißt du kannst wirklich komplett ausprobieren hast keinen automatisches Abo an der Backe sondern das kündigt sich automatisch und wenn du sagst hinterher ja das passt zu mir zu mein Arbeitsweisen zu meinem Unternehmen und dem was ich so brauche dann bekommst du bei uns sogar noch exklusiv 50% Rabatt auf alle Tarife wenn du sagst da hat mir was gefehlt oder passt doch nicht so für mich ich hätte gerne was anderes dann haben wir die hier unten drunter ebenfalls noch mal alle gängigen buchhaltungs und rechnungsprogramme getestet und in einem Vergleichsrechner zusammengestellt so dass du nach einzelnen Funktionen Filtern kannst und genau schauen kannst was zu dir und deinem Unternehmen passt also da kannst Du Dich einfach noch mal durchprobieren und dann einfach schauen was wirklich deine Anforderung erfüllt das wäre meine Empfehlung denn die eben genannten Nachteile sind damit komplett erledigt du hast ganz häufig ein automatisches Tracking wer hat schon bezahlt die Rechnungsnummern sind korrekt ausgestellt du erfüllst automatisch alle richtlichen rechtlichen Anforderungen vom Finanzamt Archivierung ist geklärt das ganze datenschutzkonform du kannst Rechnung wieder verwenden wiederkehrende Rechnung wenn du immer wieder die gleichen Dienstleistung erbringst z.B all das ist möglich ich will jetzt hier gar nicht ewig darauf rumreiten aber das ist das einfachste meiner Meinung nach dort setzt du im fallalle jetzt von sfdesk einfach einen Haken ja bitte E-Rechnung erstellen und dann kommt das im gewünschten Format heraus du kannst es entweder direkt aus der Software an deinen Kunden erstellen und und versenden oder aber du kannst es herunterladen und dann selber in den e-mailanhang packen und selber versenden auch das geht z.B also das wäre meiner Meinung nach der günstigste und effizienteste Weg eine E-Rechnung zu erstellen der dritte Weg ist natürlich eine Eigenprogrammierung gerade wenn du sehr komplexe interne IT-Systeme hast dann macht es manchmal Sinn das in den jeweiligen Workflow zu integrieren kann man machen ist aber sehr aufwendig in dem Fall hast du aber wahrscheinlich inhaus Programmierer die genau das umsetzen können ihr seid bestimmt bei dem Thema schon ein bisschen weiter und ja ist theoretisch möglich für viele hier aber nicht so praktikabel deswegen würde ich Variante 1 oder 2 empfehlen soweit so gut ich habe eben schon erwähnt ihr müsst dann das gewünschte Format auswählen da vielleicht noch zwei Sätze dazu es haben sich wie gesagt die Standards xrechnung bzw zugfertstandard etabliert wofür braucht man jetzt was was Hal welche vor und Nachteile da würde ich gerne noch zwei Sätze zu sagen und zwar xrechnung ist vor allem im Bereich der behördlichen Rechnungstellung sehr üblich weil man bestimmte Angaben hierm hineinbringen kann z.B die lewegs ID das kann man sich so ein bisschen vorstellen wie die interne Abteilung an die das beim jeweiligen Rechnungsempfänger noch hinzugehört zu welcher Kostenstelle bzw zu welcher Unterabteilung das dann zugeordnet wird das wird bei Behörden ganz häufig verwendet oder bei sehr großen Unternehmen die verwenden diesen Standard ansonsten normale und mittelgroße Unternehmen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit sich mit dem zugfährtstandard zufrieden geben denn der hat wie gesagt den großen Vorteil dass man zum einen noch ein normales PDF dabei hat was ein Mensch lesen kann trotzdem die Vorteile der Strukturierung und dieser XML Datei und deswegen haben sich diese zwei auch bei allen buchhaltungsanbietern eigentlich als Standard schon jetzt etabliert und man kann zwischen beiden wählen manche können nur das eine manche nur das andere sfdesk kann beides da würde ich euch auch einfach falls ihr mal an eine Behörde z.B liefern oder leisten möchtet dann sowas empfehlen wo ihr zu beiden Seiten flexibel seid auch falls sich in Zukunft noch mal was ändert damit ihr dann nicht umziehen müsst das ist wie gesagt meine Empfehlung an der Stelle falls ihr besondere Bedürfnisse habt es gibt noch eine weitere Schnittstelle Edi das nutzen auch einige schon lange im Bereich Supply Chain Management und so weiter aber da auch eher sehr sehr große Unternehmen also falls ihr viel mit daxunternehmen z.B zusammenarbeitet wäre das noch relevant ich denke für viele ist es hier tatsächlich nicht so sehr deswegen würde ich das gerne an der Stelle aussparen um es nicht unnötig kompliziert zu machen und mein Versprechen vom Anfang einzuhalten ansonsten würde ich gerne noch mal auf die häufigsten Fragen und vor allem auch Missverständnisse eingehen zum einen sind PDF-Rechnungen nicht Ehre Rechnungen ganz streng genommen sind das e-Rechnungen aber e-Rechnungen die halt eben nicht konform sind und die zuvorgenannte Richtlinie der EU nicht erfüllen deswegen Jain es sind E-Rechnung aber keine konformen E-Rechnung ab Januar 25 und das führt mich auch direkt zur nächsten Frage und Missverständnis kann ich denn meine Word und Excel Vorlagen nicht einfach weiter verwenden die sind ja auch irgendwie elektronisch nein das geht nicht mehr und ehrlich gesagt ich find es auch gut ich möchte einfach diese Rechnung nicht mehr abtippen die ibahn einzeln und so weiter und deswegen bin ich da tatsächlich ganz froh dass es hier mal einen einheitlichen Standard gibt und Word und Excel Vorlagen gehören der Vergangenheit an tut mir leid für alle die jetzt 2 € im Monat bezahlen müssen weil sie viele Rechnung schreiben und nicht den kostenlosen Weg gehen möchten aber ich find es trotzdem absolut okay schreib mir auch dazu gern deine Meinung in die Kommentare welches e-rechnungsformat sollte ich wählen auch das habe ich eben gerade schon kurz angerissen das kommt ein bisschen auf deinen Kunden an in der Regel wird es sehr wahrscheinlich das zugfährtstandard sein außer die die Gegenpartei verlangt explizit Rechnungsstellung im xrechnungsformat das kann bei bestimmten Ausschreibungen z.B sein wenn ihr euch darauf bewerbt dass da dann schon die Kriterien drinne stehen bitte Rechnungsstellung mit den und den Zahlungszielen mit den Konditionen im Format x Rechnung das kann tatsächlich passieren ansonsten würde ich im Großteil der Fälle zugfährtstandard empfehlen eine weitere häufige Frage ist ob auch Kleinunternehmer erechnungen empfangen müssen und ja das ist tatsächlich so ganz egal ob du Kleinunternehmer im Sinne des Gesetzes meinst also kleine Unternehmen oder in kleinunternehmerreel Regelung anwendest nämlich Paragraph 19 Umsatzsteuergesetz und keine Umsatzsteuer ausweist in beiden Fällen ist es komplett egal musst du erechnungen empfangen können aber wie vorhin schon gesagt macht dich nicht verrückt die der Besitz einer E-Mailadresse reicht aus um diese Pflicht zu erfüllen und ich denke das sollte hier kein Problem sein wenn du ein Youtube Account hast hast du eine E-Mailadresse soweit so gut ich denke das waren die häufigsten Fragen falls es weitere gibt schreib es mir gerne hier unten drunter in die Kommentare da beantworte ich gerne einiges vielleicht wird auch noch ein weiteres Video draus weil es häufiger aufkommt also auch da freue ich mich auf euren Input ansonsten würde ich jetzt empfehlen noch eins der weiteren Videos auszuchecken die ich euch hier noch mal verlinke und ansonsten danke ich dir fürs zuschauen vielen vielen Dank abonniere gerne den Kanal und drück die Glocke wenn du Bescheid bekommen möchtest wenn neue Videos online kommen vielen Dank fürs zuschauen ich freue mich aufs nächste Video und wünsche dir bis dahin allzeit hohe Umsätze mach's gut