成長·賦能 【效率翻倍】5個習慣每週為我節省25小時以上｜忙碌人群的時間管理【成長賦能vol.183】（中英校譯）

過去五年來 我嘗試了幾乎所有關於提高效率和時間管理的技巧 這些是五個小習慣 有些有科學證據支持 有些則是我自己的經驗 這就是我現在用來充分發揮我時間的方法 這就是我如何從事全職工作的 銀行業工作搭配兩小時通勤 同時創辦並經營YouTube頻道 目前每週都會上傳內容 並同時進行其他三個專案 飲食也要照顧好 鍛鍊身體、晚上睡足七小時 還有時間做自己喜愛的事情 像見朋友、家人、閱讀和嘗試新事物一樣 我們開始吧 第一個習慣是用便攜式任務填滿空閒時間 當我在 銀行工作期間 我每天花大約兩小時通勤 其中一個半小時是在火車上 然後是車站之間再走30分鐘 這就是每周10小時 基本上只是另一個浪費在通勤上的工作日 我甚至會 說大多數人會利用通勤時間來瀏覽社交媒體或玩遊戲 他們在手機上 我以前也這樣做過 這是一種逃避日常生活的絕佳方式 這是阻力最小的路徑 當下感覺很好 輕鬆滑動瀏覽的感覺非常容易 社交媒體以及我們一天中所有這些空閒的時刻 不只是 在火車上通勤 還有等家人或朋友 等孩子在車裡的時間 等待會議的時刻 這些瞬間感覺像是被浪費的時間 它們看起來 像是空虛的時間 但其實一天中有很多這樣的時間片段可以被填滿 而是使用一種稱為可攜帶任務的東西 這些可攜帶任務是不會 花費太多時間的事情 可以使用手機或大腦來完成 它們不會 需要大量專注力 這可能包括整理主螢幕上的應用程 式、在外出時編輯內容、運用大腦思考問題或解決問題 一個想法 或者在通勤時追蹤這週的財務狀況 接下來是下一個習慣 也就是將你的任務與你的精力水平相匹配 當我第一次意識到這一點時 我的生活完全改變了 我再也不能以同樣的方式看待效率 我過去認為 那我一整天的腦力都保持穩定 比如早上七點做一件事所需的時間 會和下午七點做同樣的事一樣 同樣的時間和努力 下午六點做也是一樣 結果發現 情況並非如此 我們的身體並不會這樣運作 這樣做會有效 我們的身體在一天當中會自然地有精力和專注力的高低起伏 一旦我了解了這一點 便進行了試驗和測試 並完全重新安排了我的整個日程 我早上第一件事就停止了運動 幾個月來 我總是逼迫自己去健身房 早上八點去健身房 因為那時我認為我應該這麼做 因為看起來每個人都這麼做 但我的最佳狀態是 當時靈感不斷出現 我卻會遺忘 或者不得不跑去找手機 在運動中將它們記下來 我所做的是一項讓我感到有活力的任務 這就是 在早上我已經精力充沛的時候去鍛鍊 然後在那之後進行需要 腦力的任務 當時我已經精疲力盡了 這完全不搭調 所以我 它讓我精力充沛 所以我現在會在下午兩點或三點鍾做運動 當我的心智容量開始耗盡時 我會利用早晨進行深度思考 以保持效率 專注工作 了解你的獨特模式並不容易 這真的取決於自我覺察 所 以我建議追蹤幾天你的精力 或者只是想想你通常在什麼時候做這件事 你最好的作品是什麼時候 你的精力什麼時候會下降 你什麼時候最專注 當你開始對齊時 你將任務與你的精力水平相結合 就會發現自己提升了工作的品質 這需要更少的時間 感覺也更輕鬆 你確實讓工作變得更有趣 因為你有更多精力可以投入其中 談到管理不同類型的工作 如果你 正在考慮開設副業 其中最大的精力消耗就是試圖同時處理多種事情 親自完成所有事情 當你意識到你不僅是創辦人 更是整個團隊時 創業看 起來就會變得不可能 當我創辦這個YouTube頻道時 我認為我就是 只是拍影片 但突然間我變成編劇、編輯、設計師、行銷人員 什麼角色都 得擔起來幾乎每個我談過的創辦人都有同樣的壓力 好像你被逼得要同時扮演各種角色一樣 同時被十個不同的方向拉扯 事實上 你並不一定要做所有的事情 你自己 接下來是我想實施的下一個習慣 那就是不寫待辦事項清單 我曾經沉迷於待辦事項清單 我會把所有需要做的事情都寫下來 然後就 不知道從哪裡開始 我這樣想 任務就像水一樣 如果你不給它們 一個容器 它們只會擴展並填滿你給它們的任何空間 但如果妳把它們當作是 冰塊被放置在預設的空間裡 突然之間它們有了界限 所以我放棄了待辦事項清單 完全如此 每一件任務一出現 立刻就會進到我的行事曆裡 需要的 我需要打電話給我的銀行 週二下午2點有15分鐘的時間 需要查看電子郵件嗎 下午3點已經預約了 需要打電話給我姐姐嗎 每週日上午的固定時段 如果日曆上沒有 這基本上不會發生 而讓我更加有效率的是 我會將類似的任務一次處理 完所以所有我的個人行政事務 處理財務、更換銀行等 都會一次完成 設置新的自動化流程 週四下午完成 所有內容規劃一次處理完畢 這樣我就不會整天切換工作狀態 這帶來的差異是 這對我來說幫助非常大 真的建議你試著做一個禮拜 然後在一 天當中 如果我時間不夠或者某項任務比預期還要久 而我錯過了 下一個截止日期 我只是把它拖到未來的另一個時段 因此 它不會被遺忘 也不會被忽略 而我也不必背負著「我 現在應該做什麼」的沉重心事 強烈推薦大家嘗試一下 試著在接下來的一週這樣做 看看你會變得有多有成效 下一個習慣是將主動任務與被動任務一起處理 這會完全改變遊戲規則 相反地 一次只做一件事 我開始將主動任務與被動任務同時進行 那麼 這是如何運作的呢 被動活動通常是像走路、洗碗之類的身體活動 運動健身、準備餐點 主動的活動是腦力活動 例如聽播客、思考 一個想法、腦力激盪 現在同時進行兩項被動的或兩項主動的活動 任務無法同時進行 你不能同時準備餐點 你不能一邊寫電子郵件一邊 同時回應訊息 但如果你習慣同時做一件事 那就是魔術發生的地方 所以我這樣使用它 就在剛才 我用語音記下了自己 我在散步時想到這個影片的點子 我一邊整理衣櫃一邊打電話給朋友 我聽著聲音 我在健身房的時候會聽播客 我在通勤或搭火車時會回覆訊息 想想那些你做的事情 不需要用到你全部的腦力 那就是你的機會 在上面放上其他東西 你現在很可能正拿著一部便攜式裝置 可以透過它做任何事情 這讓任務的疊加變得最容易 將更多生產力融入生活的方法 而無需在一天中尋找額外的時間 下一個習慣是保持生活有條理 我過去常常浪費很多時間只是在尋找東西 那張發票在哪裡 我將那個腳本存在哪個資料夾裡了 我收藏過哪個網站 而且它在我不經意間消耗了我的實際生產時間 然後我停止 嘗試記住東西放在哪裡 開始建立系統來替我記住 首先 我 整理我的瀏覽器 所以我把最常使用的分頁固定下來 這些分頁每月都會有所變動 可能是 Notion、我的圈層社群、日曆、我總是會存取的特定檔案 或是我正在進行的專案 他們總是置頂且順序不變 聽起來簡單 但實際上卻不是 可能每天為我節省了20分鐘 接下來我處理了我的Google Drive 那裡一片混亂 檔案 隨處可見 像 final_ final_ v3 這樣的隨機名稱 資料夾裡還有 資料夾所以我建立了非常簡單的資料夾結構 商業、個人、內容 每個裡面都有非常明確的內容 子資料夾 關鍵在於讓它簡單到極致 以至於將來的你無法搞砸 當你 儲存檔案時 應該要明顯知道它會存到哪裡 當你在尋找某樣東西時 應該要一目了然 明顯顯示儲存的位置 接下來有一個習慣讓一切正常運作 每周一次 無論如何 無論是週末還是週初 花10分鐘進行數位清理 刪除不必要的資料 你不需要的檔案 把東西放到正確的資料夾中 清理你的下載資料夾 這就像 整理你的書桌 但要數位化 這會讓你後悔無數小時的煩惱搜尋 就是這樣 這些是我徹底改變人生的五個習慣